Успешните проекти са свързани с успешно управление на проекти. Използвайте тези инструменти, за да извървите своя път към успеха!
Управлението на проекти е тайният сос, който завършва проектите успешно и позволява на компаниите да станат страхотни. Не, това не е примамка за кликване — видях две софтуерни компании отблизо (работех там) да бъдат унищожени в рамките на 1-2 години поради лошо управление на проекти. Няколко други забелязаха, че пускането на продукта им се забави с няколко месеца. Въпреки че ще се съглася, че като повечето други дисциплини там, управлението на проекти вижда много змийско масло и шарлатани, това не намалява значението и въздействието му.
И какво се отнася за управление на проекти важи и за инструментите за управление на проекти – отличните могат да ви помогнат да увеличите ефективността на управлението, да намалите времето за завършване, да намалите объркването и разочарованието и т.н. И така, ето някои от най-добрите инструменти за управление на проекти за компании от всякакъв размер и нужди.
Съдържание
Съвместна дейност
Вярно на името си, Teamwork позволява на екипите да си сътрудничат и да работят по-ефективно, като същевременно позволява на заинтересованите страни винаги да поддържат поглед върху проекта на високо ниво.
Teamwork има дъски, подобни на Trello, и вградено проследяване на времето, така че ако търсите чисто, полезно приложение с тези функции, Teamwork е за вас. Използването е безплатно, ако имате до петима потребители, докато премиум плановете започват от $9 на потребител на месец.
Преди да го приключа, искам да спомена, че Teamwork е набор от продукти, приложението за управление на проекти е един от тях. Те също така предлагат CRM, софтуер за бюро за помощ, система за управление на документи, приложение за чат (като Slack) и др.
понеделник
Когато имате нужда от платформа за управление на проекти за вашите основни проекти и сложни портфолиа, понеделник може да ви помогне. Възползвайте се от следващото ниво на управление на проекти с персонализирани функции, които ви позволяват да изпълнявате планове, да ги стратегизирате и да изпращате най-добрата си работа.
Понеделник ви помага да си сътрудничите ефективно с членовете на екипа и да ги обедините в една споделена платформа. По този начин можете да ги включите повече, да ускорите развитието на проекта и да премахнете комуникационните бариери.
Научавате за състоянието на вашия проект и лесно получавате достъп до одобрения на бюджета, статус на задача, актуализации на напредъка, производителност на екипа и много повече в интерактивно и ясно табло. С мощни диаграми на Гант можете да визуализирате, планирате, наблюдавате и управлявате всичко, за да вземате информирани решения въз основа на истински данни. Във всеки етап от жизнения цикъл на вашия проект можете да променяте и контролирате зависимостите, базовата линия и етапите на проекта.
Можете да проследявате натовареността на всеки член с актуализирани и активни данни за техния текущ капацитет и да решите как да разпределите ресурсите ефективно. По този начин можете да спестите времето си и да го инвестирате в по-креативна работа, като същевременно намалите повторната работа. Не се придържа към един стил; получавате различни шаблони за различни проекти и ги избирате въз основа на вашите предпочитания.
Тези шаблони са предназначени изключително за управление на програми, портфолио и проекти. Организирайте екипната си задача и я приоритизирайте, за да получите пълна видимост. Можете да добавите срокове, да подредите всички в това и да зададете крайни срокове на членовете на вашия екип.
Има стотина начина да преглеждате данните си, като използвате гъвкав, каскаден и хибриден. Инструментът също така ви позволява да включите вашите заинтересовани страни с данни в реално време и актуализации на живо и да се възползвате от автоматизацията, за да задвижите вашите проекти и да спестите време.
Те също така поддържат най-високите стандарти за сигурност с функции като пълно притежание на данните, подробни регистрационни файлове за одит и разрешения за достъп, за да гарантират, че потребителското изживяване никога не е компрометирано. Можете да го интегрирате безпроблемно със съществуващите си инструменти като Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams и др.
Понеделник предлага четири ценови плана, които можете да изберете според вашите нужди и размер на екипа. Ако се съмнявате, започнете своя безплатен пробен период.
Smartsheet
Smartsheet представя интелигентни инструменти за управление на проекти, които в момента се използват от близо 90% от Fortune 100 компании.
Тази интелигентна платформа за управление е перфектна за здравословно сътрудничество и осигурява гъвкавост със своя формат за решетка, Гант, карта и календар.
Освен това можете да прилагате формули към клетки и колони за лесни изчисления в същия и между отделни листове. Smartsheets поддържа строги политики за влизане на потребителите и позволява еднократно използване на идентификационни данни навсякъде.
Освен това модификациите се коригират навсякъде автоматично. Неговите „форми“ имат условна логика, която позволява обратна връзка от целевата аудитория.
Освен това, предварително вградената автоматизация намалява повтарящата се работа и „проверката“ получава всичко на едно табло за управление, за да даде одобрения и предложения.
Той позволява публикуване на таблици и отчети за всички, включително тези извън Smartsheet за по-добър обхват.
И накрая, Smartsheet идва с 30-дневен безплатен пробен период, за да изпробвате всичко без риск.
Базов лагер
Базов лагер е в играта за управление на проекти от много дълго време. Стартира през 2004 г. и оттогава остава верен на своята философия за простота и яснота. Това са хората, които създадоха хиперпопулярността Ruby on Rails уеб рамка, така че бих казал, че знаят нещо или две за проектирането на прости, полезни неща. 🙂
Basecamp има екипи, проекти, задачи и т.н., както бихте очаквали, но има няколко други страхотни функции, които бих искал да подчертая:
- Чат в реално време: Ако използвате Basecamp, няма нужда да превключвате между него и инструмент за чат, за да управлявате комуникацията в реално време. Груповите чатове също са способни на всички функции, които очакваме в наши дни от приложенията за чат: @споменавания, медийни прикачени файлове, емотикони и др.
- Клиентски достъп: Basecamp ви позволява да свържете вашите клиенти директно към вашите проекти (напълно контролирайки какво могат или не могат да видят) и да работите с тях. Можете да препращате имейли на съществуващи клиенти към Basecamp, а резултатите могат да бъдат прегледани, обсъдени и одобрени директно от Basecamp.
- Списъци със задачи: Без значение колко сложни са инструментите за управление на проекти, винаги ще има място за списъци със задачи. Има много, много случаи, когато задачите се разбират много добре от всички участващи и всичко, от което се нуждаем, е „бърз и мръсен“ начин да ги запазим някъде. В Basecamp списъците със задачи са доста мощни, тъй като напомнянията и известията се извършват автоматично, така че не е нужно да натискате никого за актуализации на състоянието. 😉
- Табла за съобщения: Когато се прави мозъчна атака или се правят съобщения, могат да се генерират изключително полезни дискусии — и да се загубят. Таблата за съобщения на Basecamp ви позволяват да превърнете такива комуникации в табло за съобщения, където вашият екип може да обсъжда, реагира и да прикачва файлове.
- Документи и файлове: Играта за управление на документи и файлове на Basecamp е солидна. Всички качени и запазени проекти и файлове, които се променят, са с версии. Google Документи могат да бъдат директно споделяни в Basecamp и редактирани.
Basecamp е възхитителен продукт, според мен, който има смисъл за екипи от всякакъв размер, чиито нужди са общи и ясни. Да, Basecamp не е мощен инструмент за извършване на много специализирани задачи (да речем Agile Software Development) и компанията не крие този факт.
Вероятно най-добрата част е ценообразуването: при фиксирани $99 на месец (да, без значение какъв е размерът на екипа!) Basecamp се превръща в безпроблемна работа в своята област.
Джира
За разлика от предишния ни инструмент, Basecamp, Джира е пакет за управление на проекти, насочен към управление на гъвкави софтуерни проекти. В резултат на това целевият пазар, цените, сложността, възможностите и т.н. са различни. Всъщност не е необичайно софтуерните екипи да започнат с Basecamp и да „завършат“ Jira.
Jira е разработена от Atlassian, компанията зад нея BitBucketкойто дълго време беше предпочитан от проекти със затворен код пред GitHub, тъй като предлагаше неограничени частни хранилища.
Ако вашите софтуерни екипи са се разраснали до такава степен, че инструментите за управление на проекти, които преди се чувстваха неприятни, сега изглеждат неадекватни, време е да преминете към Jira. От планирането на проекта до докладването, проследяването на грешки, до навлизането дълбоко в разхищението, Jira има всичко. Ето някои страхотни характеристики, които отличават Jira:
- Богат набор от API, достъпен за тези, които искат да създадат алтернативни интерфейси за своите работни процеси.
- Scrum и Kanban дъски.
- Поддържат се няколко методологии за разработка. За тези, които все още не са доволни, има опция да създадете свой собствен.
- Интегрира се с над 3000 приложения.
- Интелигентната автоматизация, като автоматично възлагане на задачи на човек, свързване на проблеми с код и т.н., намалява умственото триене и ви позволява бързо да изграждате сложни работни процеси.
- Мощен и обширен репортаж.
Jira е скъп, поне в сравнение с други популярни, но леки инструменти за управление на проекти. Моделът с цена на потребител на месец ($7 за стандартен, $14 за премиум) може да струва хиляди долари на месец за големи екипи. Но тогава цената се компенсира от факта, че без Jira отбори от този размер просто биха потънали. 🙂
Асана
Асана е инструмент за управление на проекти с общо предназначение, който се фокусира върху скоростта и интуитивността. Казвам скорост, защото Asana е чудесен пример за добре проектирано приложение с една страница. Всичко се случва мигновено, когато щракнете, което е голямо удобство, когато вършите неща набързо (под напрежение).
Ето някои от забележителните характеристики на Asana:
- Натоварване: Натоварванията са визуално обобщение на това колко имат в чинията членовете на вашия екип. По този начин можете да разберете с един поглед дали вашите маркетингови, дизайнерски и инженерни екипи ще могат да си сътрудничат за тази ключова продуктова промяна, която предстои следващия месец.
- Визуални графики: Времевите графики на проекти в Asana са визуално съставени и много мощни. Те ви позволяват да планирате проект с лекота и визуално да видите къде стои.
- Календар: Календарът Asana е свързан с всички ваши задачи и планиране и може да разкрие как е подреден графикът на екипа. Това е мястото, където трябва да отидете, ако искате да сте сигурни, че графикът не е синхронизиран или просто е счупен.
- Проверка на изображения: Това е просто фантастичен термин, но основната функция е страхотна – позволява на рецензентите да добавят коментари към различни части на изображение. Това е безценно за дизайнерските екипи, тъй като събирането на обратна връзка без конкретни визуални препратки обикновено е кошмар.
Основната версия на Asana е безплатна и има ограничение от 15 членове на екипа. Ако трябва да добавите повече членове или искате да получите достъп до разширени функции като администраторска конзола, проверка на изображения и т.н., ценообразуването започва от $10 на потребител на месец.
Тук има много повече и няма достатъчно място за покриване. Изводът е, че Asana бързо нарасна до популярност и е отличен избор за управление на проекти за организации от всякакъв размер.
Trello
Trello е освежаващо различен и минималистичен поглед върху управлението на проекти. Той няма нито една от преобладаващите функции, които изискват задълбочено изучаване и ангажираност. Всъщност можете да преброите общия брой ключови функции на пръстите на едната си ръка. Преди да завъртите очи и да го отхвърлите, дайте му шанс.
Trello възприе концепцията на Канбан дъска от Agile софтуерната методология и го направи масов пазар. Идеята е проста: задачите се създават в карти, които се подреждат върху една от многото дъски, които създавате.
Тези табла могат да представляват всичко: функциите/подразделенията във вашата компания, състоянието на задачата или може би дори месеците от една календарна година. Членовете на екипа могат да коментират картите, да участват в дискусии, да прикачват изображения и т.н. След като задачата на картата приключи, тя се премества към следващата. Като този:
Безплатният план на Trello е доста добър, като ограничението е само за броя на дъските и размера на прикачените файлове, а не за броя на потребителите! За повечето хора това е достатъчно, въпреки че премиум плановете започват от $10 на потребител на месец. Ако сте малък екип (или дори един човек!), чиито проекти не трябва да бъдат подробно планирани, Trello е забавна и ефективна опция!
Подио
Следващият в нашия списък е Подиотежко предложение за големи екипи и предприятия, които се нуждаят от персонализиране и CRM възможности.
Така че защо да използвате Podio? Ето някои от причините:
- Възможност за персонализиране: За разлика от много от своите конкуренти, Podio има обширни опции за персонализиране. Това ви позволява не само да промените начина, по който работят неговите модули, но и да се отървете от части, които не са подходящи за вас.
- Вграден CRM: Podio CRM идва в комплект с управление на информацията за клиентите, проследяване на пътя на клиентите, проследяване на потенциални клиенти и други ключови функции в CRM.
- Управление на служителите: Podio има първокласна поддръжка за управление на служителите, което ви позволява да управлявате разходи, ваканции, потоци от дейности и други от едно място.
- Управление на проекти: Сътрудничество с клиенти, свързване на имейли със задачи, подробни права за достъп, планиране на Scrum проекти и извършване на спринтове; всичко е включено.
- Управление на събития, управление на имейли, управление на бизнеса. . . списъкът продължава! 🙂
Докато Podio има безплатен план, той предлага само основно управление на задачи. Честно казано, няма голяма причина да използвате основния план, освен да усетите усещането за платформата. Платените нива са мястото, където се отключват завладяващите функции и те варират от $9 до $24 на потребител на месец.
Airtable
По отношение на чистата иновация, Airtable е най-вълнуващото развитие напоследък в инструментите за управление на проекти. Можете да мислите за Airtable като за електронни таблици на стероиди – и дори компанията го описва по този начин – но според мен този изглед прави лоша услуга на възможностите на този инструмент.
Сега, един компонент на Airtable наистина са електронни таблици, но той е толкова пълен с функции, че може да започнете да мразите любимата си програма за електронни таблици! Искам да кажа, просто вижте това:
Той е кратък като електронна таблица, но има визуално разделяне на задачите, цветни етикети, които могат да бъдат незабавно разграничени, възможност за възлагане на задачи на хора, известия и още и още.
Друга невероятна функция са Blocks, които са малки, завършени и специализирани модули, които можете да включите в работните си процеси, за да увеличите производителността. Звучи абстрактно, знам, така че ето някои конкретни примери: карти и геокодиране, диаграми на Гант, лентови/линейни/точкови диаграми, визуален конструктор на страници, изследовател на 3D модели, инструмент за проследяване на времето, организационна диаграма — е, задъхах се! Въпросът е, че тези блокове просто работят и могат да бъдат пуснати във всяка от вашите задачи и работни процеси.
Комбинирайте това с обичайните функции като управление на документи, Kanban дъски, календари и ще имате нещо невероятно в ръцете си.
Най-добрата част е ценообразуването: безплатният план позволява екипи с неограничен размер, като единственото ограничение е, че една база (лист) не може да съдържа повече от 1200 елемента. Звучи ми доста неустоимо!
Microsoft Project
Когато Microsoft прави нещо, то може да не е най-красивото нещо, но върши работата добре и хората не могат да го отделят от живота си. Windows, Office, Outlook, Sharepoint и Exchange всички примери за това. Същото важи и за Microsoft Projectпродукт, насочен специално (всъщност много конкретно) към професионални мениджъри на проекти, работещи с много големи екипи.
Независимо дали става въпрос за управление на проекти, управление на ресурси или управление на портфолио, Microsoft Project ви предоставя цялостен инструмент за точно улавяне на сложността. Към момента на писане Microsoft наскоро добави поддръжка за работни потоци на Agile проекти, което ще се хареса на онези предприятия, които имат някои екипи или подразделения, работещи по Agile начин.
Има две големи причини да изберете:
Планиране, PMP, Enterprise — звучи като вашето сладко, тогава проверете Microsoft Project!
TeamGantt
Както подсказва името, TeamGantt е за диаграмите на Гант това, което Trello е за дъските Kanban. Компанията се фокусира върху диаграмите на Гант като основен (и единствен) двигател на планирането и работните потоци на изпълнителни проекти. Въпреки че това сериозно ограничава функционалността, то също така прави TeamGantt невероятно чист, лесен за научаване и ефективен.
Но не се заблуждавайте да мислите, че всичко, което можете да правите с TeamGantt, е да правите диаграми на Гант и да се свържете с възложителя. Има много функции, които се въртят около улесняването на сътрудничеството, като например:
- Разговори
- Управление на документи
- Проследяване на времето
- Зависимости (картографиране на проекти, които разчитат на други проекти)
Безплатният план позволява само трима членове и един проект, така че е страхотен, за да ви позволи да усетите вкуса на приложението. Платените планове са $10 и $15 на потребител на месец. Ако смятате, че диаграмите на Гант работят най-добре за вас и искате да изградите работните си процеси около това, TeamGantt е хубава и добре изглеждаща опция.
Zoho проекти
Zoho проекти е едно от многото предложения от Zoho, компания, с която може би вече сте запознати. Мислете за Zoho Projects като за солидна комбинация от всички функции, които сме срещали в този списък.
Диаграми на Гант, основни етапи, проследяване на грешки, графици, управление на документи, финанси, интеграция с популярни приложения, форуми и още – както казах, това е от всичко по малко и играе всички части наистина добре. Базовият план е безплатен за до 10 потребители, а след това приложението ще струва между $20 и $35 на месец (забележка: това е фиксирана месечна цена, а не за потребител).
Zoho Projects е хубава опция сама по себе си, но има още по-голям смисъл, ако вече използвате бизнес пакета от приложения на Zoho.
Заключение
Не може да се отрече, че инструментите за управление на проекти са от решаващо значение за успеха на екипа. С толкова много възможности наоколо може да бъде непосилно да решите какво е добро за вас. Ето защо този списък съдържа най-добрите инструменти, които според мен са най-добрите и доста различни един от друг. Наистина се надявам да ви помогне да се ориентирате към правилния! 🙂