Вашият договор не трябва да бъде подписан ръчно, за да бъде правно обвързващ — можете да подпишете цифрово документ и да спестите време, пари и проблеми с помощта на Zoho Sign.
В съвременния свят, където документацията постепенно остарява, има смисъл да се премине към цифрови подписи. Цифровите подписи са не само по-бързи и удобни, но и щадящи околната среда.
Въпреки че на пазара има различни софтуери за цифров подпис, трябва да изберете надеждно решение като Zoho Sign, което е опитно и достъпно в същото време.
Съдържание
Какво е цифров подпис?
Цифровият подпис е техника, която потвърждава автентичността и целостта на цифров документ, софтуер или съобщение. Той използва криптография, за да защити документа от подправяне и представяне под чужда самоличност. Цифровите подписи се считат за правно обвързващи в много страни, включително САЩ.
Защо имате нужда от цифров подпис?
Спестете време и пари
Ръчната обработка на документи за подписи включва съставяне, отпечатване, сканиране и изпращането им до други страни. Може дори да отнеме седмици, за да ги върнете обратно, след като бъдат подписани. Цифровият подпис ви спестява време и пари, като елиминира тези задачи.
Ефективно и сигурно
Цифровите подписи функционират като сигурна алтернатива на традиционните подписи, направени на хартия. Не е необходимо да отпечатвате, сканирате или изпращате физическите документи на другите страни. Освен това намалява риска от фалшификация.
Достъпност
За всякакъв вид отдалечен и глобален документ цифровият подпис е изключително удобен. Той помага на страните да подписват сигурно документи от всяко място и по този начин повишава ефективността на бизнеса.
По-добър имидж на компанията
Използването на хартия за подписване на документи също има въздействие върху околната среда. С цифровите подписи можете да намалите това и да създадете впечатление за екологичност в света на бизнеса.
Правна валидност
В много държави цифровите подписи са законово валидни, както и ръкописните подписи. Независимо дали става въпрос за договор, споразумение, електронна транзакция или друг правен документ, цифровите подписи гарантират неговата автентичност и цялост, за да бъде признат за правно обвързващ в съда.
Интегритет
Цифровият подпис също е полезен за поддържане на целостта на цифров документ. Той използва криптографски алгоритми за генериране на уникална хеш стойност. Ако някой промени този документ, ще има различна хеш стойност, която ще работи като доказателство за промяна на документа.
Автоматизация на работния процес
Хартиените подписи изискват координация и ръчно проследяване, за да се гарантира, че документите са подписани точно и че поверителността на данните е защитена. Освен това има шансове за забавяния, грешки и нарушения на правилата при ръчните подписи.
Преминаването към цифров подпис означава преминаване към стандартен и автоматизиран работен процес, който е последователен и без грешки.
Как Zoho Sign може да помогне с цифровия подпис
Ако все още разчитате на традиционния метод на писалка и хартия за подписване на бизнес документи, време е да изберете Zoho Sign. Този софтуер улеснява защитеното подписване и управление на бизнес документи от всяко глобално местоположение с няколко кликвания.
Това пълно приложение за цифров подпис ви помага да премахнете тромавия процес на ръчно подписване на документ. С негово съдействие можете да получите правно валидни и защитени от подправяне документи, които не могат да бъдат променяни, след като бъдат подписани. В допълнение, този софтуер ви позволява да проверите самоличността на подписващия и да подписвате документи от всяко място с максимално законово съответствие.
Нека сега да разгледаме основните характеристики на Zoho Sign.
Лесно подписване и изпращане
Zoho Sign използва безсмислен подход за подписване и изпращане на документи за цифров подпис. Можете лесно да качите документа, да добавите получателите и да поставите полета на формуляра за тях, преди да го изпратите. За да подпишете, трябва да отворите връзката, изпратена по имейл, да въведете кода за потвърждение, ако е необходимо, и да подпишете документа.
Безпроблемно управление на документи
Управлението на документите на тази платформа също е безпроблемно. Позволява ви да проверите състоянието на документа и да предприемете допълнителни действия въз основа на него. Освен това Zoho Sign може да се използва за пълни одитни пътеки. Той ви предлага пълна история на действията, извършени върху документ, и удостоверение за изпълнение за документи без висящи задачи.
Шаблони за документи за многократна употреба
Функцията за шаблони на Zoho Sign ви спестява създаването на нови споразумения от нулата всеки път, когато искате да ги използвате. Като потребител на план Professional и Enterprise можете да създавате шаблони за споразумения за продажба, договори за наемане и политики за социални медии, които може да се наложи да използвате често.
След като създадете шаблоните за вашите бизнес нужди, можете да преглеждате и редактирате тези шаблони за всеки уникален повод, да променяте собствеността, да създавате SignForm (достъпен само за администратори на организация) и да изтривате шаблоните. Тези шаблони ще бъдат във вашия акаунт, докато не ги изтриете ръчно.
Групово изпращане на документи
Zoho Sign ви позволява да изпращате един или повече документи до множество получатели наведнъж, като използвате функцията за масово изпращане. Достъпен само с плана Enterprise, той е полезен, когато ръководителите на човешки ресурси трябва да получат актуализираната политика, подписана от amm служители на дадена организация.
Поддръжка за Open AI Integration
Ако имате платен абонамент за Zoho Sign, като използвате центрове за данни в САЩ и валиден, генериран от потребител OpenAI API ключ, можете да използвате ChatGPT и OpenAI интеграцията чрез AI асистента Zia на Zoho. Използвайки тази интеграция, вашите данни за документи се споделят с Open AI и могат да се използват за различни цели, включително получаване на резюме на документа.
AES и QES
Потребителите на всички платени планове и центрове за данни в САЩ могат да получат AES (Advanced Electronic Signature) сертификати за своите подписи чрез базираната в Южна Африка TrustFactory. Потребителите трябва да се регистрират в TrustFactory и да конфигурират тази интеграция, за да получат тази функция.
Zoho Sign също си сътрудничи с Uanataca SA, който е базиран в ЕС доставчик на услуги за проверка на самоличността. С негова помощ потребителите на Enterprise абонамент могат да подписват документи чрез КЕП (Квалифициран електронен подпис).
Мобилни приложения Zoho Sign
Ако сте винаги в движение, можете да инсталирате Android или iOS приложенията на Zoho Sign на вашите мобилни устройства. Тези приложения са еднакво ефективни при подписване, проследяване и изпращане на документи заедно с управление на шаблони.
API на Zoho Sign
Zoho Sign също предлага API за интегриране на цифров подпис във всяко приложение. Без значение от изискванията на вашия проект, можете лесно да приложите примерите за код на предпочитания от вас език за програмиране.
Гъвкавите и мащабируеми API могат да бъдат внедрени за няколко минути. Всички документи, подписани с помощта на тези API, са 100% допустими в съда. Получавате най-високо ниво на сигурност със стандартния за индустрията протокол OAuth 2.0.
Интеграция с топ платформи
Може да използвате бизнес и комуникационни инструменти за вашата организация. Zoho Sign може да се интегрира с видни приложения като Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents и Integromat.
Генериране на отчети
Администраторите на организацията имат достъп до подробните отчети, генерирани от Zoho Sign за всички документи, подписани и изпратени чрез вашия акаунт. Налични са и филтри по категории за тип документ, статус на документ (завършен, изтеглен, отхвърлен, изтекъл), валидност на документа и хронология на дейностите.
По подразбиране генерира отчети за последните 30 дни; въпреки това можете да генерирате отчети на седмична и месечна база. Можете също да изтеглите отчетите в локалната система във файлов формат CSV.
Ценообразуване на знак Zoho
Единичните потребители могат да изберат безплатния план Zoho Sign, който ви позволява да подписвате пет документа на месец. Ако имате повече изисквания, можете да избирате от планове Standard, Professional и Enterprise, започващи от $10/потребител/месец.
Има 14-дневна безплатна пробна версия на Zoho Sign, където можете да изпробвате всички функции на плана Enterprise. Той дори има прост и прозрачен API план за цифров подпис с плащане при използване.
Заключителни думи
Цифровият подпис не само предлага удобство за дистанционно подписване на документи, но също така добавя допълнителен защитен слой срещу подправяне. Това е екологичен процес, който не включва документация и може да бъде проследен за одитни пътеки.
Zoho Sign е достъпно приложение за цифров подпис, което ви позволява да създавате документи и да ги изпращате на други за бързо подписване. Малки и големи компании и лични потребители могат да използват този софтуер за правна документация.
Компаниите могат да изберат и други приложения на Zoho като Zoho Assist и Zoho Payroll.