Основните етапи са значимите събития, които са жизненоважни за целия проект. Мениджърите на проекти използват шаблони за диаграми на етапи, за да измерват напредъка на проекта.
Основните етапи също показват как постигате целите на проекта, които са били поставени в началото на проекта.
Може да е прост и основен начин за определяне на крайъгълен камък. Въпреки това, всеки в екипа на проекта може да не разбира етапите на проекта по един и същи начин. Следователно може да се сблъскате с трудности при управлението на проекта, ако членовете на екипа не са синхронизирани.
Без да губим повече време, нека навлезем по-дълбоко в темата за основните етапи на проекта. Прочетете статията, за да научите важни етапи, диаграми на етапи, шаблони, предимства и други на лесен за разбиране език.
Съдържание
Какво представлява диаграмата на етапа?📈
Преди да преминем към диаграмите на крайъгълни камъни, нека първо разберем основните етапи. Основните етапи функционират като контролни точки за оценка на напредъка на проекта, докато проектът се движи към крайната цел. Можете да използвате етапите на проекта като сигнални постове за важни фази в графика на проекта. Например:
- Началната дата и датата на завършване на даден проект.
- Предварително планиран преглед на проекта от клиента, трета страна или заинтересованите страни.
- Точка в проекта, в която трябва да обсъдите актуализацията на бюджета с инвеститорите.
- Изпращане на значим резултат, като изпращане на прототипа на мобилно📱 приложение до екипа за клиентски опит за обратна връзка от потребителите по време на гъвкавия процес на разработване на продукта.
Основните етапи са налице, така че можете ясно да визуализирате важни елементи, включени в даден проект. Те също така лесно демонстрират къде се намирате в разработката на продукта или жизнения цикъл на проекта на всяка конкретна дата и час.
Сега дефинирането на етапна диаграма става лесно. Това е инструмент за управление на проекти за визуализиране на етапите на развитие на проекта или продукта. Обикновено софтуерът за управление на проекти използва диаграми на Гант или други структури на времевата линия на проекта и поставя основните етапи там.
Основните етапи на графика на проекта често включват важни подробности за етапа като начална дата, краен срок, на кого да докладвате и т.н. Подобно на диаграмите на Гант, диаграмите с крайъгълен камък също използват няколко основни символа, насложени върху графика или календара на проекта. Такава структура предоставя информация за действителните и планираните дати за завършване на важни етапи.
Символите на диаграмата на крайъгълен камък могат да бъдат вертикална бяла стрелка за планирано завършване и изправена черна стрелка, показваща действително завършване. Също така, форма на бял диамант обозначава предварително планирано завършване, което все още е с дата в бъдещето, а форма на черен диамант♦️ показва предварително планирано завършване, за което датата вече е изтекла.
Защо диаграмите на етапи са от съществено значение за ръководителите на проекти
Ако сте ръководител на проекти или отговаряте за цикъл на разработване на продукти, ще намерите диаграми с етапи за полезни поради следните причини:
Следене на крайните срокове
Разделянето на голям проект на части от задачи и етапи ви помага да създадете много крайни срокове вместо един. По този начин екипът на проекта работи по подходящ начин, за да постигне тези цели, вместо да чака последния краен срок.
Дръжте важните дати в светлината на прожекторите
Шаблоните за диаграми на етапи ви помагат да планирате проекта си, като вземете предвид предстоящи дълги ваканции, срещи на борда, обучение на екип и т.н.
Разпознайте тесните места в проекта
Задачите за разработване на продукти, които включват зависимости на задачи от външни партньори или доставчици, вероятно ще изпаднат в затруднение, тъй като графикът ви за управление на проекти не ги отчита.
Ето защо мениджърите на проекти използват диаграми на крайъгълни етапи, за да включат външни фактори, като необходимостта от доставка от доставчика, за да препрати задача към следващия етап. Ето как интелигентните мениджъри на проекти пазят проектите си от безизходица.
Използвайте своя екип по проекта
Мениджърите на проекти използват диаграми с етапи, за да разделят голям проект на малки части. След това те анализират тези етапи, за да открият кои умения са необходими. Съответно, те могат да възлагат етапите на екипа въз основа на своите умения.
Прозрачност на финансирането
Основните етапи на проекта са незаменим компонент при отчитане на състоянието на проекта на инвеститорите. Помага на финансиращите партньори да визуализират къде отиват парите и каква е прогнозираната възвращаемост. Следователно можете да убедите финансистите и да поддържате паричните потоци.
Защо диаграмите на етапи са по-добри от електронните таблици
Следните са няколко недостатъка на използването на електронни таблици за етапи на проекта, а не инструмент за диаграма на етапи:
#1. Електронните таблици нямат автоматизацията, необходима за актуализации на тактики. Следователно трябва да преминете през десетки работни листове, за да знаете текущото състояние на проектите и етапите. След това трябва ръчно да напишете имейли и да се свържете с ресурса, отговорен за задачата.
#2. Базираните на електронни таблици диаграми на етапи не уведомяват автоматично целия екип, когато постигнете етап. Трябва да проследите всички работни листове и да потърсите завършените етапи.
#3. Повечето приложения за електронни таблици не предлагат интеграция с други инструменти за управление на проекти, управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), проследяване на времето и инструменти за видеоконференции. Следователно, за да представите бързо данни или състояния на проекти на заинтересованите страни, трябва да преминете през много подготовки преди срещата.
#4. Повечето приложения за електронни таблици не предлагат разширени възможности за отчитане, освен числени изчисления, диаграми, графики и таблици. Напротив, специално приложение за управление на проекти с диаграми на етапи предлага специализирани функции за отчитане като диаграми на изгаряне, диаграми на скоростта, кумулативни диаграми на потока, диаграми на изгаряне и т.н.
Как да създадете диаграма на крайъгълен камък
#1. Първата стъпка към създаването на диаграма на крайъгълен камък е определянето на целите на проекта. Следователно, достъп до всеки инструмент за управление на проекти и създайте график на проекта. Ще трябва също да запишете целите на проекта в картите със задачи. И накрая, дайте приблизителна начална и крайна дата за вашия проект.
#2. Следващата задача е създаване на списък със задачи за проекта. Запишете проектните задачи в хронологичен ред. Например, за проект за разработка на продукт за уебсайт, трябва да се регистрирате за домейн и хостинг доставчик, след което ще започнете да работите върху действителния уебсайт.
#3. Трябва да свържете проектните задачи с периоди от време или дати в зависимост от усилията, необходими за изпълнение на тези задачи.
#4. Сега трябва да идентифицирате етапите във вашия проект. За да разберете дали даден компонент на проекта отговаря на изискванията за крайъгълен камък, трябва да зададете следните въпроси. Ако отговорът е Да на всички въпроси, елементът на проекта е крайъгълен камък:
- Дали компонентът е важна контролна точка, която показва напредъка на проекта?
- Компонентът на проекта влияе ли върху крайния срок?
- Трябва ли заинтересованите страни по проекта да прегледат компонентите?
#5. Време е да създадете график на проекта в приложението за управление на проекти, като съберете цели, задачи, резултати, фази и етапи в логичен ред. По време на създаването на времевата линия вие също така ще идентифицирате зависимости на задачи, които биха могли да поставят проекта в задръстване.
#6. И накрая, споделете диаграмата с крайъгълен камък с екипа на проекта и заинтересованите страни. Може също да искате да включите известия и имейли, за да получавате актуализации на проекти.
Определяне на етапи в управлението на продуктите
Тъй като повечето процеси за разработване на продукти следват гъвкавата рамка, ключовите дати вече не са логични етапи. Тъй като вашите продукти излизат непрекъснато и подобренията също са в реално време.
Следователно, в управлението на продукта, етапите трябва да бъдат конкретни цели, които вашият екип трябва да постигне, когато цикъл на разработка или спринт приключи. Ето някои важни примери за продуктово управление:
- Постигане на целта на ключовия показател за ефективност (KPI).
- Добавяне на нови функционалности към продукта
- Пускане на мобилно приложение на нов пазар за приложения
- Активиране на екипа по продажби и маркетинг
- Посещение на конференция или търговско изложение и популяризиране на продукта
- Начало или край на фискално тримесечие
Ето някои от най-добрите шаблони за диаграми на етапи за продуктови мениджъри.
Безплатни шаблони за важен етап на проекта
Опитайте тези Smartsheet шаблони, за да изпитате етапни диаграми с различен дизайн и тип. Шаблоните са достъпни като етапи на проекта, графики на проекта с етапи, етапи за придобиване на бизнес, пътни карти на етапи и т.н.
Ако планирате да управлявате проекти или разработки на продукти с тези шаблони, трябва ръчно да проследявате статусите. Причината е, че тези шаблони са базирани на формати Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Някои са налични и в PDF файлове за лесно изпращане по имейл на отчети за важни етапи на проекта.
Можете да започнете с основния шаблон за крайъгълен камък. Той включва статична диаграма за важни етапи и визуална времева линия. Статичната таблица съдържа заглавки като възложител на крайъгълен камък, коментари, състояние и т.н.
Диаграма на крайъгълен камък
The Диаграма на важни етапи на Lucidspark ви позволява лесно да визуализирате ключови цели на проекта и етапи. Диаграмата е доста проста и можете бързо да организирате етапите на проекта си, като въведете подробностите. Не е необходимо да инвестирате много време в редактирането на шаблона.
По дизайн това е матрица 3 на 4 от карти с квадратна форма. Отляво надясно колоните представляват етап 1, етап 2, етап 3 и крайната цел. Редовете отгоре надолу представляват резултати, стъпки и дати.
Можете да копирате и поставите съществуващите текстови полета за Заглавие и Описание, за да поберете задачите или резултатите, които представляват етапи на проекта. Освен това можете да използвате Dragline от функцията за форма, за да свържете етапите със задачи, фази, зависимости и т.н.
Шаблони за диаграми на етапи
Ако вие и вашият екип си сътрудничите по голям проект с много задачи, крайни срокове и резултати, можете да използвате лесния пример за диаграма на етапи от Миро.
Готовата диаграма на етапи е подходяща за проследяване на множество проекти и задачи с помощта на статични диаграми и визуални времеви линии. Дизайнът ви улеснява да планирате важни събития, планирани да се случат на определени интервали от време по време на жизнения цикъл на проекта.
Примерът с диаграма на крайъгълен камък също ви позволява да си сътрудничите в реално време с вашия екип за разработка на продукти чрез споделяне на връзка. Освен това можете да преобразувате дъската в режим на презентация, ако трябва да представите крайъгълни постижения на заинтересованите страни в проекта.
Създател на диаграми на Гант
Ръководител проект е водещ PM инструмент, който ви позволява да създавате диаграми на Гант с етапи на проекта. Тези диаграми са достъпни онлайн, така че можете да настроите автоматични известия, докладване, оценка на напредъка на проекта и много други.
Инструментът ви позволява лесно да визуализирате важни етапи в изглед на списък, дъска и календар на проект. Основните етапи са проектирани така, че да вървят добре с диаграмата на Гант. Всички важни етапи са обозначени чрез диамантени символи на графика на проекта.
Можете да добавяте и персонализирате етапи от менюто на лентата на диаграмата на Гант. След като отидете до лентата на Гант, ще видите символ на диамант. Кликнете върху това, за да добавите нов етап или да редактирате съществуващ.
Етапи на проекта
Създателски е още една популярна платформа за професионални шаблони и диаграми. Можете да посетите уебсайта, за да получите достъп до някои готини шаблони за диаграми на етапи, които екипите за разработване на продукти и заинтересованите страни лесно разбират.
Ако проектирате правилно диаграмата на крайъгълен камък с помощта на диаграми на Гант и графики на проекти, можете да използвате диаграмата като централизирано място за управление на проекти. Creately ви позволява да си сътрудничите на живо с външни и вътрешни ресурси. Освен това можете да настроите интелигентни известия, за да знаете всеки път, когато някой направи промени в таблото с етапи.
Диаграма на етапа на проекта
Хронология на офиса също е популярна дестинация за добавки, които работят онлайн или офлайн с любимите ви приложения на Microsoft Office като PowerPoint и Excel. Въпреки че повечето от тези инструменти за времева линия са платени, можете да изтеглите безплатна пробна версия, за да визуализирате вашите етапи. Ако намирате шаблона за полезен, можете да закупите търговски лиценз от Office Timeline.
Неговата диаграма на етапите съдържа график на проекта и основни символи като диаманти, кръгове и квадрати за обозначаване на етапите. Времевата линия на проекта е по същество хоризонтална времева скала, на която се показват важни етапи. Можете да добавите данни за етапи, като начална дата, описание, ресурси и крайна дата.
ЧЗВ
Различава ли се диаграмата на Гант от диаграмата на крайъгълен камък?
Диаграмите на Гант са различни инструменти за управление на проекти от диаграмите на етапи. Диаграмите на Гант ще ви кажат кои дейности трябва да завършите, за да завършите даден проект.
Напротив, диаграмата на крайъгълен камък ви казва крайните дати, до които трябва да доставите конкретни резултати от проекта или да представите отчет.
Заключителни думи
Важните етапи правят голяма разлика за всеки проект по много начини. Ако сте ръководител на проекти и не сте задали етапи на проекта, е подходящият момент да го направите. Напротив, ако сте член на екипа на проекта и искате да зададете етапи за безпроблемна навигация в процеса на разработване на проекта или продукта, говорете с ръководителя на проекта сега.
Досега преминахте през простите основи на етапите, диаграмите на етапите и техните предимства. Освен това научихте как да създадете такъв за всеки проект или разработка на продукт. Освен това ви запознахме с някои от най-добрите шаблони на диаграми с крайъгълен камък, които можете да започнете да използвате веднага, без да губите време, създавайки такъв от нулата.
Може също да искате да прочетете статията Пътна карта на проекта: Ръководство и безплатни шаблони за по-добро отчитане на проекта пред заинтересованите страни.