Хората често приемат или тълкуват погрешно ролите на мениджъри на ресурси (RM) и мениджъри на проекти (PM), но техните роли и отговорности се различават значително в рамките на организацията.
PM и RM играят решаваща роля за постигането на тази цел, ако една компания иска да достави проект навреме и в рамките на бюджета. И двете функции са от съществено значение за успешното изпълнение на ангажимента.
PM работи по конкретни проекти, докато RM работи на ниво бизнес единица. Мениджърът на проекта гарантира изпълнението на проекта в рамките на определена времева рамка и в бюджета, докато RM гарантира, че правилните ресурси са разпределени за проекти.
Работата на RM започва, след като организацията спечели договора. RM гарантира набирането на правилните ресурси и след като ресурсите бъдат финализирани, те преминават към друг проект.
Работата на PM е да управлява тези ресурси и да изпълнява проекта в рамките на обхвата и SLA (споразумение за ниво на обслужване).
Един важен момент, който трябва да се отбележи тук, е, че без подходящите ресурси проектът не стартира и следователно във всеки бизнес сектор ролите на RM и PM вървят ръка за ръка.
Съдържание
Роля на ръководител на проекта (PM)
Премиерът е отговорен за цялостното изпълнение на проекта и работата с един или повече проекти. Основната задача на PM е да постигне етапи на проекта в рамките на определено SLA (споразумение за ниво на обслужване) и, което е важно, в рамките на бюджета.
Ролята на PM е специфична за проекта и се фокусира върху изпълнението на проекта в рамките на обхвата и графика с помощта на екипа по проекта. Накратко, ръководителите на проекти са притежатели на проекти и тяхната работа е да гарантират, че проектът ще бъде доставен по задоволителен начин в съответствие с целите на компанията и очакванията на клиентите.
Отговорности на ръководителя на проекта
- Планиране, наблюдение и разработване на планове за управление на проекти и комуникация между заинтересованите страни и ръководството.
- Бюджетиране и осигуряване на рентабилно изпълнение на проекта без компромис със стандартите.
- Мониторинг на SLA (споразумение за ниво на обслужване) за проследяване на изпълнението на проекта.
- Изпълнение на проекта в рамките на бюджета и обхвата.
- Управление на риска – Идентифицирайте рисковете и създайте план за намаляване на риска.
- Работете върху CSI (непрекъснато подобряване на услугите) за меки и твърди доларови услуги.
- Отговаря за SOP (стандартна оперативна процедура), книги за изпълнение и друга документация.
- Отговаря за CSAT (оценка на удовлетвореността на клиентите) – проследяване, подобряване и затваряне.
- Отговаря за оценката на проекта и процеса на качество като Six Sigma.
- Управление на хора – Мотивация на екипа, оценки, повишение, структуриране на кариерата им и др.
Роля на мениджъра на ресурсите (RM)
Основната роля на RM е да гарантира, че ръководителите на проекти разполагат с достатъчно ресурси за изпълнение на проекта. PM работи на ниво проект, а RM работи на ниво бизнес единица (BU), за да гарантира, че BU има достатъчно ресурси за изпълнение на ангажиментите.
RM не е свързан с конкретни проекти, но всъщност тяхната роля е временна за конкретния проект и след като ресурсите са изпълнени, те преминават към друг проект.
Отговорности на мениджъра на ресурсите
- Разбиране на бюджета на проекта и определяне на правилния ресурс за проекта
- План за наличност: RM трябва да гарантира, че работната скамейка винаги е заета с правилните ресурси и трябва да е наясно с проектите в процес на подготовка.
- Сканирайте и филтрирайте ресурси по опит, умения и наличност
- Координация с PM за локализиране на прекомерното и недостатъчното използване на служителите и подходящите квалифицирани хора са съобразени с проектите.
- RM може също да работи с PM за преразпределяне на ресурси, коригиране на изискванията и маркиране на критични изисквания за ресурси за външно набиране.
- От време на време RM се свързва с PM, за да научи за предстоящи проекти и да разбере изискванията за ресурси.
- В някои случаи RM може да се свърже със съответния отдел, за да обсъди работата на служителите, обучението, развитието на ресурсите и т.н.
- Работете с екипа за бизнес развитие, за да оцените нуждите от ресурси
- RM трябва да се свърже с външни доставчици, за да запълни временно ресурси в случай на спешни изисквания.
- Винаги в крак с най-новите трудови закони, документиране на процеси, поддържане на записи и т.н.
Разлика между мениджър на проекти (PM) и мениджър на ресурси (RM)
Ролите на PM и RM се различават една от друга, но и двамата трябва да работят заедно, за да изпълнят успешно проекта.
цели
Целта на ръководителя на проекта е да доставя проекти, без да нарушава SLA (споразумение за ниво на обслужване), в рамките на обхвата и бюджета. Те използват най-добри практики като ITIL, Six Sigma и т.н. и изпълняват проекти с помощта на екипни ресурси. Те имат за цел генериране на печалби и постигане на удовлетвореност на клиентите.
RM прави ефективно управление на ресурсите. Тяхната цел е да осигурят правилните ресурси за проекта и да гарантират, че резултатът за удовлетвореност на служителите остава висок и кариерните им цели са изпълнени.
Начин на доставка
След като компанията спечели договора, PM очертава обхвата на проекта и предоставя оценка на ресурсите на мениджъра на ресурсите. RM започва да въвежда ресурси от вътрешни канали като стенд, ресурси, които се освобождават от други проекти и т.н. В някои сценарии те могат да маркират, за да наемат ресурси от външни ресурси като набиране на персонал или договорна основа.
Екзекуция
RM проследява използването на ресурсите с помощта на инструменти като PeopleSoft или други инструменти. Те продължават да проверяват прекомерното използване, недостатъчното използване, таксуваните, неплатимите и т.н. и съответно привеждат плана в съответствие и го обсъждат с PM.
Ако RM не може да осигури ресурси в срок, тогава има големи вероятности от ескалация, наказание и дори в някои случаи от загуба на проекти.
Премиерът анализира проекта за риск и ако предвиди някакъв риск, изготвя план за намаляване на риска. Заедно с това те редовно оценяват изпълнението на проекта. За да постигнат това, те използват етапи. Премиерът гарантира, че проектът е завършен в рамките на сроковете и бюджета без прекъсвания, ескалация и нарушаване на SLA.
Наборът от умения, необходим за PM и RM
Тъй като ръководителят на проекта има разнообразни отговорности, той трябва да притежава няколко основни умения, включително:
- Адаптивност
- Управление на проекти
- Отчетност
- Отлични комуникативни умения
- Способност да мислиш нестандартно
- Ноу-хау и кога да делегирате
- Прогнозиране
- Лидерство
- Разрешаване на проблем
- Стратегическо мислене
Мениджърът на ресурси се нуждае от следните специфични набори от умения, за да изпълнява ролята си успешно.
- Отлични комуникативни умения
- Познаване на технологиите
- Изключителни умения за преговори
- Гъвкавост
- Бързо вземане на решения
- Ангажимент
- Анализ и прогнозист
- Презентационни умения
Инструменти, използвани от ръководителя на проекта (PM) и мениджъра на ресурсите (RM)
Мениджърът на проекта има многостранна роля, свързана с екип, времеви графики, управление, изчисляване на разходите, отчитане и обхват. Предизвикателство е да се погрижите за всички тези дейности ръчно с прецизна точност, така че специални инструменти и софтуер са на разположение за помощ на мениджърите.
Инструментите за управление на проекти са отличен актив за ръководителите на проекти за ефективно организиране и управление на техните проекти и задачи. Тези инструменти могат да бъдат адаптирани към различни размери и за други цели според изискванията на проекта.
Нека видим най-добрите инструменти, които мениджърът на проекта използва, за да изпълни проекта
#1. понеделник
Monday е базиран на облак цялостен инструмент за управление на проекти. PM могат да използват този инструмент, за да планират, проследяват и актуализират състоянието на проекта.
Има 200+ вградени шаблона, които улесняват създаването на работни процеси и управлението на екипни дейности.
Визуално привлекателният потребителски интерфейс е лесен за използване без обучение, а функционалността за плъзгане и пускане помага за персонализиране на елементи и под-елементи и актуализиране на работни процеси в реално време.
Неговото уникално представяне на данни позволява на PM да представя работния процес на проекта с помощта на диаграми на Гант. Рамката Kanban позволява на членовете на екипа да наблюдават текущото състояние на работата по всяко време.
Софтуерът се предлага в три версии – Basic, Standard и Pro, а цените са съответно $8, $10 и $16/место/месец. Има дори корпоративна версия, която поддържа персонализирани функции и много сложни среди.
#2. Wrike
Софтуерът Wrike осигурява безпроблемното изпълнение на проектите. Инструментът помага на ръководителите на проекти да управляват, проследяват и предотвратяват забавяния в изпълнението на дейностите по проекта.
Инструментът дава пълна видимост на проект, за да осигури лесно управление на ресурси, задачи и помага да се придържате към графика.
Неговият софтуер за проследяване на времето, персонализирани дъски Kanban, сигурност от корпоративен клас и автоматизация на работния процес дават пълен контрол и видимост на проекта.
Независимо от вашата вертикална или бизнес единица, този инструмент върши безмилостно работа за ръководител на проекти. Инструментът може да се използва от различни сектори като ИТ, дигитален маркетинг, управление на продукти и проекти, консултантски проекти, професионални услуги, бизнес операции и др.
Можете да разгледате още някои инструменти за управление на проекти тук.
Инструменти, използвани от Resource Manager
Мениджърите на ресурси използват инструменти и шаблони, за да свършат работата ефективно.
В зависимост от размера на проекта или профила на екипа и компанията, мениджърите на ресурси могат да избират от голям брой инструменти за управление на ресурси, налични в момента на пазара.
Teamdeck
Teamdeck е ефективен и пълен облачен софтуер за управление на ресурси. Софтуерът има предимства по отношение на планиране на ресурсите, проследяване на времето, проверка на наличността и генериране на персонализирани отчети.
Неговата гъвкава конзола за управление на ресурси предоставя всички подробности за ресурсите, разпределени за проекти, и видимост на текущото и бъдещото работно натоварване.
Независимо дали са постоянни, временни или дори на свободна практика, всички ресурси могат да се проследяват и техните графики могат да се поддържат.
Една от най-добрите му възможности за адаптивност е, че осигурява API софтуерна интеграция с други инструменти като Slack, Zapier и др. Вградени шаблони, които могат да бъдат допълнително персонализирани, могат да се използват за отчитане.
Софтуерът е достъпен за изпробване безплатно за седем дни, след което струва $3,99/член на екипа/месец.
Тук са обяснени някои по-популярни базирани на SaaS инструменти за управление на човешки ресурси.
Заключение 👩🏫
Мениджърите на проекти и мениджърите на ресурси са две важни фокусни точки за успешното изпълнение на ангажиментите. Използването на инструменти за улесняване и автоматизиране на работата им ще помогне значително за ускоряване на ежедневните отговорности, укрепване на добре организираните комуникации и, най-важното, следене на бюджетите и разходите.
Изборът на конкретни инструменти се основава на нуждите, проекта и компанията. Така че като начало предлагам да внедрите пробен период на инструмента, да проверите осъществимостта и след това да вземете окончателно решение.
Може да се интересувате и от най-добрия софтуер за управление на проекти с отворен код