Когато изпращате имейл до група с контакти в Outlook (официално известна като списък за разпространение), може да искате да скриете имейл адресите в групата от получателите. Ето най-лесния начин да защитите личната информация на хората.
Съдържание
Какво е контактна група?
В Office 365 (O365), абонаментната версия на Microsoft на Office, две отделни групи са заменили списъците за разпространение:
Групи O365: Проектирани за съвместна работа в движение между група хора, тези групи включват споделена пощенска кутия, календар, хранилище за файлове, плановик и бележник на OneNote. Те са чудесни за малки екипи по проекти, организиране на репетиции на вашата местна театрална група или всеки друг сценарий, при който имате нужда от бързи и прости инструменти за сътрудничество.
Групи за контакти: Това са куп имейл адреси, добавени към група. Вместо да се налага да добавяте всеки от тях поотделно към имейл, можете да изпратите имейл с името на групата и всеки в тази група ще бъде добавен като получател. Ако смятате, че това звучи точно като списък за разпространение, ще бъдете прав, с едно забележително изключение: По подразбиране списъците за разпространение (и O365 Groups) се появяват в глобалната адресна книга на вашата организация, за да могат всички да видят. Групите за контакт са лични за вас.
Ако нямате O365 и използвате самостоятелна версия на Office без уеб приложения, все още може да имате налични списъци за разпространение. Ще ви покажем как да скриете имената на получателите в група за контакти, но същите стъпки работят за списъците за разпространение.
Защо ще скриете имената в група за контакти?
Понякога това е просто обикновена учтивост. Приятелите ви може да са добре да се свържете с тях по имейл, но те вероятно не искат тяхната информация за контакт да се споделя с всички, на които изпращате масови имейли.
Множество проблеми със защитата на данните и съответствието предоставят добри причини да скриете нечий имейл адрес. Ако работите с някаква чувствителна информация, особено финансова или медицинска, вероятно сте задължени да запазите самоличността на хората поверителна.
Имейл адресите често са лесни за свързване с реален човек, тъй като се считат за „информация, която може да се идентифицира“ както от HIPAA в Съединените щати, така и от GDPR в Европа. Така че, ако изпращате имейл до група за поддръжка, например, не трябва да споделяте информацията за контакт на получателя.
Как да скриете имената в група за контакти?
Добрата новина е, че скриването на имената с помощта на опцията BCC, когато създавате своя имейл, е лесно.
BCC означава сляпо копие. Почти сигурно сте използвали опцията CC (carbon copy), когато искате да включите някой, който не е основният получател на имейл. BCC работи точно както CC, с изключение на това, че получателите на BCC виждат само името на подателя и името на лицето в полето „До“.
Хората, на които е изпратено BCC, също не виждат дали някой е получил CC и не получават никакви отговори, ако някой щракне върху „Отговор на всички“.
Полето BCC не се вижда по подразбиране, когато създавате нов имейл, но достъпът до него е лесен. Отворете нова поща в Outlook и щракнете върху Опции > BCC.
Това ще покаже полето BCC в новата поща.
Трябва да направите това само веднъж. В бъдеще всички имейли ще показват опцията BCC. Ако искате да скриете полето BCC, щракнете върху Опции > BCC от всеки имейл и то няма да се появи отново.
Сега, когато се вижда, въведете вашето име в полето „До“ и вашата група за контакти в полето „BCC“.
Всеки в групата за контакти ще получи имейла, но ще може да види само лицето, което го е изпратило (вие) и лицето в полето „До“ (също и вие).
Първият път, когато направите това, помислете за поставяне на бележка в имейла, обясняваща на хората, че използвате BCC, за да защитите поверителността им. Това ще попречи на вашите по-малко разбиращи в технологиите получатели да се чудят защо получават имейл, който изглежда, че е от вас!