Някои имейли са по-важни от други. Вместо да получавате сигнали всеки път, когато пристигне имейл, конфигурирайте Microsoft Outlook да ви предупреждава само когато важните неща попаднат във входящата ви кутия, а не всеки стар имейл, който може да изчака, докато проверите входящата си кутия.
Ако сигналите по имейл от Outlook ви разсейват, най-лесното нещо е да ги изключите. Но какво, ако наистина трябва да знаете кога пристигне имейл от вашия шеф, клиент или някой друг важен за вас?
Microsoft Outlook ви позволява да настроите персонализирани правила за предупреждение за конкретни имейл адреси или цели домейни. По-рано разгледахме правилата като цяло, така че разгледайте бързо, ако никога не сте ги използвали преди.
Когато настроите персонализиран сигнал с помощта на правило, той отменя разрешенията за предупреждение по подразбиране, които сте настроили. Ако сте изключили всички сигнали в Outlook, пак ще получавате сигнал, ако имате настроено правило за това.
Създайте правило за конкретно лице
За да настроите персонализирано правило за известяване за конкретен човек, отворете Outlook и след това намерете имейл от някой, за когото искате сигнал. Щракнете с десния бутон върху имейла и изберете Правила > Създаване на правило.
Като алтернатива изберете имейла и в раздела Начало на лентата щракнете върху Правила > Създаване на правило.
Поставете отметка в квадратчето до името на подателя и след това изберете „Показване в прозореца за предупреждение за нов артикул“ и/или „Възпроизвеждане на избран звук“.
Ако изберете „Възпроизвеждане на избран звук“, тогава ще трябва да изберете звуков файл за възпроизвеждане. Повечето хора не държат под ръка селекция от .wav файлове, така че отворете C:WindowsMedia (или /System/Library/Sounds/, ако използвате Outlook на Mac) и изберете звука, който искате. Можете да използвате бутона за възпроизвеждане в прозореца „Създаване на правило“, за да чуете звука, преди да потвърдите избора си.
Щракнете върху „OK“ в прозореца Създаване на правило и вашето правило е зададено. Отсега нататък ще бъдете предупредени всеки път, когато получите съобщение от този имейл адрес.
Създайте правило за цял домейн
Ако искате да бъдете предупредени, когато получите имейл от конкретен домейн, като конкретен клиент или вашия домашен имейл домейн, ще трябва да настроите правило от нулата.
В раздела Начало щракнете върху Правила > Управление на правила и сигнали.
В прозореца „Правила и сигнали“ щракнете върху „Ново правило“.
Изберете „Прилагане на правилото върху съобщенията, които получавам“ и след това щракнете върху бутона „Напред“.
Превъртете надолу, изберете „С конкретни думи в адреса на подателя“ и след това щракнете върху подчертаните „Специфични думи“ в долния панел.
Добавете домейна, за който искате да получите сигнал, щракнете върху „Добавяне“ (можете да добавите няколко домейна, ако желаете) и след това щракнете върху „OK“.
Домейнът ще замени „Специфични думи“. Кликнете върху „Напред“.
Сега изберете дали искате да се възпроизвежда звук, да се показва предупреждение или и двете. Ако изберете звук, ще трябва да щракнете върху „Звук“ и да изберете звука, който искате. След като това е направено, щракнете върху „Край“.
Правилото ще се вижда в списъка „Правила и сигнали“. Щракнете върху „Приложи“, за да го включите.
Отсега нататък, когато пристигне имейл от този домейн, ще получавате сигнала, който сте избрали.