Документът за обхвата на работата ви помага да избегнете догадки и неправилна комуникация в даден проект и да го поддържате в правилната посока, когато работите с външни клиенти.
Днешните фирми си сътрудничат с множество страни, преди да завършат даден проект. За такава съвместна работа бизнесът се нуждае от професионален документ. Така че те могат да се позовават на него по-късно, ако сътрудничещите външни страни не доставят резултатите от проекта съгласно договорените спецификации.
Един такъв бизнес документ е обхватът на работата. Имате нужда от него винаги, когато поемате проекти от някой друг или си сътрудничите с трети страни.
Продължете да четете, за да се научите да пишете документ за обхват на работа на ясен и лесен за разбиране език. Освен това ще разгледате някои онлайн ресурси, които предлагат различни типове шаблони за обхват на работа и създатели, базирани на формуляри.
Съдържание
Въведение
Обхват на работа, известен още като SoW документ, е документ, в който е описана подробна информация за основата на даден проект. Много хора също го смятат за писмен договор между тях и други заинтересовани страни от даден проект, включително агенти, доставчици на услуги и подизпълнители.
Документът обикновено обяснява как се изпълнява всяка задача или фаза на даден проект, резултатите, очакваните резултати, графици за плащане и процеса. Използвайки това, фрийлансъри или екипи могат ясно и кратко да споменат какво заинтересованите страни могат да очакват от даден проект.
В случай на недоразумение това работи като опция за всички страни. От него всеки знае какво трябва да направи, за да работи проектът и за двамата. SoW документът също е фантастичен начин за ефективна комуникация – липсата на който може да доведе до провал на проект и взаимоотношения клиент-заинтересовани страни.
Основни компоненти
В зависимост от вашия тип проект и индустрия документът ще варира. Това обаче са общите елементи, които трябва да включите в почти всички SoW за прозрачност.
Ключова информация
Във всеки SoW документ трябва да включите основните детайли на даден проект, така че читателите да могат веднага да разберат за какво става дума. Включете името на проекта, името на автора, името на клиента, датата и друга важна информация.
Цели на проекта
Добавянето на кратко описание на проекта в SoW винаги помага. Уверете се, че сте включили предисторията на проекта, целите, изложението на проблема и участващите хора, но накратко.
Описание на стоки и услуги като списък
Сега преминете към най-важната част от този документ — стоките и услугите, които ще доставите или изпълните в рамките на проекта.
По-добре е да разделите резултатите на по-малки части и да ги изброите като задачи и подзадачи. Независимо дали проект на свободна практика или екипен проект, представете задачите в таблица заедно с планираните дати на завършване и хората за контакт.
Резултати от проекта
Може да не е необходимо за всички SoW документи, но споменаването на това, което клиентът ще получи, след като проектът приключи, е от полза. Така те ще знаят какво да очакват от вас и вашия екип.
Време на проекта
Времето играе решаваща роля във всички проекти; следователно трябва да включите времето за завършване. Споменете кога ще започнете работа по него и кога ще го завършите. Също така, не забравяйте да споменете всички етапи или постижения, които искате да постигнете по пътя.
Списък извън обхвата
Друг незадължителен компонент на документа SoW ще го изведе на следващото ниво. В този раздел включете всичко, което няма да включите в проекта си, но клиентите може да очакват да го направите. Това ще изясни нещата и ще ви помогне да избегнете всякакви недоразумения.
Протокол за промени
Тъй като създавате SoW, преди да започнете проект, може да възникне необходимост по-късно да направите промени в обхвата на проекта, който споменавате в този документ. Поради тази причина трябва да добавите протокол, чрез който ще можете да правите промени в него.
Условия за плащане
Всички платени проекти трябва да съдържат раздел, в който трябва да опишете разходите по проекта и начините на плащане. Ако проектът изисква да инвестирате пари за стоки, труд, инфраструктура или други режийни разходи, включете го в този раздел. Също така споменете графици за плащания, плащания по етапни етапи и други подробности във вашия документ SoW.
Правила и условия
Трябва да включите всички правила и условия на проекта в този раздел. Тук можете също да обясните термините, използвани в SoW, и всички условия, които не сте изяснили по-рано.
Приемане
И накрая, добавете този раздел, който ще превърне това в законно приложим договор. Тук включете подписа на клиента и предложете място за подписите на други заинтересовани страни.
Случаи на употреба
Всяка сделка за въвеждане в експлоатация на проект между клиент и аутсорсинг страна трябва да се осъществи чрез SoW документ. Намерете по-долу някои реални случаи на използване на обхвата на Word документи и техните шаблони:
#1. Строително-архитектурни работи
Тъй като архитектурната работа за бизнес и лични сгради води до много разходи, рискове и инвестиции във време, трябва да използвате стандартен документ за работа, който повечето строителни фирми използват.
Шаблонът по-долу е стандартизиран SoW документ, който включва всички жизненоважни компоненти като дефиниция на проекта, информация за клиента и проекта, процес на избор на архитект, график на проекта, изисквания за одобрение, обща цел и т.н.
Изтегляне: Шаблон за архитектурни работи за безплатни MS Word/Google Docs
#2. Интериорен и екстериорен ремонт
Различни агенции и изпълнители за декорация на дома използват този документ на SoW, за да финализират сделки за обновяване на индивидуални или бизнес проекти. Можете да използвате шаблон, ако сте нов участник в тази област и нямате представа как да създадете такъв.
Следният шаблон на SoW документ е изготвен в съответствие с нуждите на американските главни изпълнители за обновяване на търговски или жилищни сгради. Той съдържа цялото „в обхват“ съдържание за ремонтни дейности. Можете обаче да добавите повече или да изтриете някои според проекта, върху който работите.
Изтегляне: Шаблон за ремонтни работи безплатно за MS Word/Google Docs
#3. Жилищни и търговски проекти за озеленяване
Проектите за озеленяване включват много мокра работа, както и професионални показности. Документът SoW е възможността да покажете своята креативност и дизайнерски вкусове, така че възложителят да получи още една солидна точка за наемане на вашата агенция.
Този шаблон SoW за озеленяване се състои от блокове с изображения, където можете да поставите лого на марката, цветови палитри на марката, икони и работни примери. Има допълнителна празна страница, която можете да използвате, за да напишете повече съдържание. За всяка страница можете да промените примера за ландшафтно изображение.
Изтеглете: Шаблон за озеленяване на SoW безплатно за MS Word/Google Документи
#4. Маркетинг в социалните медии
Подпомагането на бизнеса с техните реклами в социалните медии и маркетингови кампании е доходоносно. Различни фрийлансъри и агенции за дигитален маркетинг се занимават с това. Ако и вие сте в този домейн, тогава един SoW документ може да ви помогне в дългосрочен план.
Намерете по-долу организиран, ясен, професионален шаблон за SoW за маркетинг в социалните медии, който агенциите и фрийлансърите могат да използват с търговска цел. Той съдържа задължителните компоненти на SoW документ като подробности за клиента, описания на проекти, подробности за кампании, ключови резултати, таблици на кампании и т.н.
Изтеглете: SoW шаблон за маркетинг в социалните медии за безплатни MS Word/Google Документи
#5. Държавни договори
Документът SoW е изключително необходим за договорни работи, които може да получите от федерални, щатски, общински и окръзни. Освен това ще откриете, че обхватът на работните документи на държавния договор е най-сложният по съдържание и обхват.
Тук ще намерите пример за шаблона на SoW за държавни договорни проекти. Позволява ви да добавите логото на вашата агенция и друго съдържание на SoW, като име на организация, име на проект, подробности за автора, предистория и цели на проекта, описание на проекта, график/график, предложение за цена на доставчика и др.
Може да се наложи да добавите или изключите съдържание в зависимост от проекта на държавния договор, от който се интересувате. Прегледайте изискването на проекта за формат на SoW документ, преди да изпратите окончателния проект.
Изтеглете: шаблон на SoW за държавни договори за безплатни MS Word/Google Docs
Какво трябва да направите, за да напишете SOW документ ✔
- Включете изрични подробности относно работата, заплащането, ресурсите, крайния срок, етапите и т.н.
- Добавете визуални елементи като снимки на крайния продукт или услуга, които очаквате, графики, диаграми, таблици и др.
- Ако документът съдържа бизнес жаргон, уверете се, че вие и подписалата страна ги дефинирате, преди да възложите проекта.
- Ако това е дългосрочен проект с много сложни резултати, които зависят от времето, включете график за преглед на SoW на месечни или тримесечни интервали.
- Документът трябва да съдържа и определения за успех на проекта. Когато завършите проекта, клиентът може лесно да прегледа дефинициите за успех и няма да има място за ненужни прегледи и преработки.
- Поддържайте SoW отчетлив, стегнат и кратък. Не използвайте ненужни пълнители, за да удължите документа.
- Трябва да изготвите документа, като си сътрудничите с външни и вътрешни заинтересовани страни. Например вътрешните заинтересовани страни ще бъдат вашият екип по проекта, а външните заинтересовани страни ще бъдат клиентът и доставчиците трети страни.
- Споменете тясно свързани услуги, които не идват с проекта, като хостинг след разработката на уебсайта, публикуване на приложение след разработката на приложението и т.н., освен ако клиентът не плати за услугата.
Сега нека преминем към това, което не трябва да се прави, за да напишете документ за обхвата на работата (SOW).
Не бива да пишете SOW документ ❌
- Не се колебайте да използвате шаблони на SoW документи и примери за подходящ проект, когато създавате своя. Това ще спести време и усилия.
- Не включвайте неясно и двусмислено съдържание в документа, което подизпълнителите, доставчиците и други трети страни могат да използват в своя полза и да ви причинят парични щети.
- Не бързайте с процеса на изготвяне на документ за обхват на работа. Седнете с вашите сътрудници и щателно планирайте документа, като включите всички дефиниции, етапи, ограничения, бюджет и т.н.
- Не забравяйте ясно да очертаете резултатите в даден проект, които са „извън обхвата“ и „в обхвата“.
- Ако проектът изисква определена продължителност на професионалното обучение, не забравяйте да го включите в документа заедно с разходите.
- В някои документи на SoW липсва работен процес стъпка по стъпка за това как клиентът трябва да одитира резултатите, така че да може да декларира завършване на проекта. Уверете се, че не правите тази грешка. Включете предварително одобрени стъпки, които определят проекта като завършен според условията за въвеждане в експлоатация.
- Дългосрочните проекти може да изискват отклонения, промени в обхвата, промени в доставките и т.н. Не забравяйте да споменете такива възможности в документа SoW.
Освен това проверете безплатните ресурси за шаблони за SOW документи.
Безплатни ресурси за шаблони
Smartsheet
В Smartsheet потребителите могат да намерят различни безплатни работни шаблони за лична употреба. Тук шаблоните са налични в Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs и Google Sheets.
Дигитален маркетинг, търговско строителство, разработка на софтуер, интериорен дизайн, уеб дизайн и ремоделиране са някои популярни индустрии, в които можете да използвате тези шаблони на тази платформа.
Архив на шаблони
Template Archive е друг уебсайт, където можете да намерите безплатни ресурси за създаване на обхват на работни документи. Шаблоните са с различни дизайни и формати, така че можете да изберете според вашата марка или проект. Освен това можете лесно да ги изтеглите и редактирате, за да създадете уникален SoW документ.
FormSwift
FormSwift ви позволява да създадете документ за обхват на работа за следващото си предложение за проект по два начина. Първо изтеглете общ шаблон в Microsoft Word или Adobe PDF от неговия уебсайт. След това можете да попълните празните полета, за да създадете персонализиран SoW документ.
На второ място, можете да преминете през управляван конструктор на SoW, където въвеждате съответните подробности, а конструкторът продължава да създава документа. Създаването на документа онлайн на тази платформа отнема около 20 минути.
Заключителни думи
И така, вече знаете обхвата на работния документ, неговите компоненти и какво трябва и какво не трябва да правите за създаване на професионален SoW документ, който вашият клиент ще хареса. Освен това вие също открихте някои случаи на употреба, при които можете да използвате SoW документи.
За да ви помогне допълнително, статията очерта някои онлайн обхват на създатели на работни документи и библиотеки с шаблони. Можете да създадете SoW документ онлайн, като използвате някоя от горните платформи, или следвайки ръководство стъпка по стъпка, или като изтеглите и персонализирате шаблон.
Може също да се интересувате от най-добрите инструменти за електронно подписване на документи като обхвата на работата или работните поръчки.