Проблемът с съхраняването на имейл в един голям архив е отново намирането на конкретни съобщения. И така, хората създават една допълнителна папка, а след това две и след това се зарежда! Използвайте тези техники вместо папки, за да организирате архива си.

Как (и защо) да маркирате вашите съобщения

Препоръчваме просто да архивирате имейла си. Това е най-добрият начин да го организирате. Не губете време да премествате съобщения в папки във вашия имейл клиент – поставете всичко в една архивна папка. Например в Gmail просто щракнете върху бутона Архив.

Но ако нямате папки, как да подредите съобщенията си за лесно извличане? Отговорът е прост: маркиране.

Единственото най-голямо предимство от използването на тагове вместо папки е, че не сте принудени да прехвърляте имейл само в една папка. С маркирането вече не е нужно да решавате дали тази поща за проблем с доставчик в клиентски проект отива в папката на доставчика, клиентската папка, папката на проекта или папката с научени уроци. Просто добавяте подходящите тагове към имейла и след това лесно можете да го намерите отново, независимо дали искате да намерите имейли, свързани с този доставчик, клиент или така нататък.

Ако преминавате от система, базирана на папки, към един архив, маркирането е ключът към възможността да намирате неща след това. Можете да маркирате групово, така че ако имате папка за клиент, можете да маркирате всеки елемент там с името на този клиент, преди да го преместите във вашия архив. По този начин можете да сте сигурни, че лесно ще намерите отново.

Най-хубавото е, че маркирането е лесно в (почти) всяко модерно приложение за имейл. Дори и в крайна сметка да запазите папки, маркирането е толкова полезно, че все пак препоръчваме да го направите.

Категоризиране в Outlook

В Outlook маркирането се нарича „категоризиране“. Можете да създадете толкова категории, колкото искате, да им присвоите цветове и след това да ги приложите към всичко в Outlook – имейли, събития в календара, задачи, бележки и дори контакти. Това не само улеснява търсенето, но и подчертава съдържанието на Outlook с цвят. Например, ако създадете категория за проект и му дадете конкретен цвят — да кажем лилав — можете да маркирате всеки свързан елемент с тази категория. Без да четете нищо, ще знаете, че всеки лилав имейл, събитие в календара, задача, бележка или контакт е свързан с този проект. Категориите все още не са дошли в мобилното приложение на Outlook, така че ще трябва да извършите категоризирането си в клиента или уеб приложението.

  Какво е ISO файл? Как да отворите ISO файлове с изображения

Когато категоризирате вашата поща, можете да категоризирате всичко в една папка, като изберете всички имейли (с помощта на клавишната комбинация Ctrl+A) и след това изберете вашата категория или категории по избор. Можете дори да промените изгледа на папката на архива, така че да групира пощата по категории, което ще имитира структура на папки. Тогава получавате предимството от маркирането и ползата от изглед на папка.

Етикетиране в Gmail

В Gmail маркирането се нарича „етикетиране“ и работи както в мрежата, така и в мобилните приложения. Подобно на Outlook, можете да създадете толкова етикети, колкото искате (някакъв начин — има ограничение от 5000, след което Google казва, че може да имате проблеми с производителността, но малко хора го правят) и да им присвоите цветове. Можете също така да създадете филтри за автоматично етикетиране на имейли въз основа на каквито желаете критерии.

Етикетите се превърнаха в интуитивна и неразделна част от изживяването на Gmail, най-вече защото не можете да добавяте папки. Така че, вземете етикети и гледайте как пощенската ви кутия се превръща в съвсем различно и по-добро място.

Маркиране в Apple Mail

Маркирането в Apple Mail е известно като „маркиране“. За разлика от Outlook, вие сте ограничени до съществуващите седем флага, така че няма как да се измъкнете от това: Apple не се справи много добре тук. Въпреки това, в своя защита, те натискат интелигентните папки силно. Въпреки че те не са толкова прости или бързи като таговете, има система, която да използвате, за да групирате имейла си. Покрихме Smart папки и знаем, че работят, но от трите имейл приложения, които разглеждаме тук, Apple Mail е най-неподходящият за един метод за архивиране.

  Най-добрият софтуер и инструменти за наблюдение на рутер за анализ на честотната лента и трафика

Да започнем да търсим

Независимо дали използвате имейл клиент (като Microsoft Outlook или Apple Mail), уеб интерфейс (като Gmail или Yahoo! Mail) или приложение за електронна поща на телефона си, търсенето е ваш приятел. През повечето време едно име или етикет (или комбинация от двете) ще са достатъчни, за да намерите това, което търсите. Можете да потърсите „Joe BBQ“, например, за да намерите този имейл от Джо за барбекюто, което той прави следващата седмица, или „Project Alpha“, за да намерите всички имейли, маркирани с „Project Alpha“. Но има много усъвършенствани — и лесни — техники за търсене, които да ви помогнат да намерите тези имейли, заровени малко по-дълбоко в купчината подобни резултати.

Използване на Outlook Search

Възможностите за търсене на Outlook преди бяха малко схематични, но тези дни отминаха. Сега търсенето в клиента на Outlook, уеб интерфейса или мобилното приложение е невероятно бързо и точно. Клиентът обаче съдържа най-мощните инструменти за търсене, така че това е мястото, където можете да отидете, ако имате особено изтънчена или сложна заявка за търсене.

Полето за търсене се намира над главния прозорец за поща и е винаги налично.

Разгледахме как да промените местоположенията за търсене от текущата папка към други области на Outlook преди. Можете също така бързо да намерите съобщения, свързани с текущия подател, като щракнете с десния бутон върху съобщението във входящата си кутия, изберете „Намиране на свързани“ и след това „Съобщения в този разговор“ или „Съобщения от подател“.

В

Outlook ще намери всички предишни имейли в разговора или от подателя и ще ги покаже.

Ако извършвате едно и също търсене редовно, можете да създадете персонализирани папки за динамично търсене, за да извършвате едно и също търсене всеки път, когато ги отваряте. Те са особено полезни за намиране на нови имейли с конкретни ключови думи или конкретни свойства, като размер, прикачени файлове или категории.

За да извършите по-сложно търсене, можете да използвате опцията „Разширено търсене“. Това е в раздела Търсене, който се показва само когато щракнете в полето за търсене. В раздела Търсене щракнете върху Инструменти за търсене > Разширено търсене.

В

Това отваря панела Разширено търсене, където можете да изберете толкова критерии, колкото искате да търсите.

  Как да промените снимката за групов разговор в съобщения на iPhone и iPad

В

Използвайте разделите Още възможности и Разширени за достъп до допълнителни критерии. Опциите за разширено търсене са изключително големи, като използват свойства, за които почти сигурно не сте знаели, че съществуват. Например, ето един поглед към Разширени > Всички полета за поща, от които можете да избирате.

В

Можете да използвате Разширеното търсене, за да извлечете всеки имейл от архива си и това е доста бързо, дори при сложни заявки.

Имайте предвид, че ако използвате имейл акаунт на Microsoft, Outlook по подразбиране синхронизира само последните 12 месеца поща, но можете да промените това, за да включите всичките ви имейли, ако желаете.

Използване на търсене в Gmail

Не е изненадващо, че търсенето на Gmail е бързо и точно както в уеб интерфейса, така и в мобилното приложение. Има много ключови думи, срещу които можете да търсите, като „от“, „до“, „по-ново_от“, „по-старо_от“, „етикет“ и т.н. Вместо да изисква от вас да запомните всичко това, уеб интерфейсът предоставя падащ филтър, който разгледахме задълбочено преди.

При мобилни устройства можете да въведете думата си за търсене в полето за търсене по същия начин, но към момента на писане падащото меню за филтър не е налично. Все още можете да отидете на gmail.com и да отворите пощата си там, ако имате нужда от разширено търсене в движение. Има пълен списък на Оператори за търсене в Gmail, всички от които работят както в уеб интерфейса, така и в мобилното приложение. Ако успеете да ги овладеете, за нула време ще станете шеф на Gmail.

Използване на Apple Mail Search

Apple Mail няма същата възможност за разширено търсене като Outlook, но има едно значително предимство — можете да търсите имейли с помощта на Spotlight. Ако сте потребител на Spotlight (а трябва да сте), можете да търсите поща директно от там. Можете също да настроите интелигентни пощенски кутии, които са малко като папките за динамично търсене на Outlook.

Между маркирането и търсенето трябва да можете да намерите повечето съобщения доста бързо във всяко приложение за електронна поща. Outlook вероятно има най-ефективното маркиране, защото обхваща всеки елемент, не само пощата, а търсенето на Gmail е безпрецедентно. Apple Mail не може непременно да се конкурира с нито едно от тях, но въпреки че маркирането му не е страхотно, търсенето и автоматичното филтриране са доста добри.

Изберете подходящото приложение за поща за вас и се организирайте!

By admin