Поканите за срещи на Outlook са чудесен начин да се уверите, че всички знаят кога и къде е срещата и да им отговорите. Ако използвате Outlook, приемането на покана за среща ще активира напомняния, които ще ви кажат кога е на път да започне. Ако вие изпращате поканите, Outlook ще ви позволи да видите колко души са приели поканата и да я изпратите отново, ако е необходимо. Ако никога не сте изпращали покана за среща в Outlook, може да си помислите, че това е сложен процес, но е само малко по-различен от изпращането на имейл.
Покани за срещи в Outlook
Отворете Outlook и щракнете върху падащото меню Нови елементи в раздела Начало. От менюто изберете Среща.
Ще се отвори нов прозорец и той в по-голямата си част ще прилича на прозореца за ново съобщение с някои разлики. Тук ще създадете срещата и ще изпратите покана за нея до предназначените получатели.
Тъй като това е покана за среща, тя ще има полета за местоположение и начален и краен час. Изберете къде ще се проведе срещата и задайте нейния начален и краен час, както и датата, на която срещата да се проведе. Срещата също има „тяло“, където можете да добавите допълнителни подробности за него, например дневен ред на срещата. Можете също да прикачите файлове към поканата, въпреки че не е ясно как. Всичко, което трябва да направите, е да плъзнете и пуснете файл в прозореца на срещата и той ще бъде прикачен.
Когато всичко е настроено, щракнете в полето До и въведете имейлите на всички, които искате да поканите на срещата. По подразбиране поканата ще поиска от получателите да отговорят, като приемат или отхвърлят поканата, и също така ще им позволи да предложат алтернативни часове за провеждане на срещата, ако не могат да присъстват в предложеното време.
Щракнете върху Изпращане и вашата покана ще бъде на път.
Етикет за покани за среща
Поканите за срещи на Outlook са чудесен начин да се уверите, че всеки знае къде да бъде и кога да бъде там обаче, като ги използвате като единствения начин за организиране на среща и непрекъснато връщате напред-назад към покана, за да опитате да зададете времето, е противоположно продуктивни и досадни. По-добре е да говорите с предвидените участници в срещата по личен комуникационен канал, напр. чат, или да говорите с тях лично, за да разберете кое време е подходящо за всички и след това да изпратите една покана, която всеки може да приеме.