Къде щяхме да сме без срещи? Вероятно ще свършите повече работа, но след като броят на хората, с които работите, достигне определен брой, срещите стават необходими. Насрочването на среща не е лесно; трябва да проверите и да се уверите, че всички са на разположение, да се уверите, че знаят кога е срещата и да изпратите дневен ред. Ако работите с географски разпръснати, отдалечени екипи, е още по-трудно да управлявате с различни часови зони. Outlook не помага много с часовите зони, но ви позволява да изпращате покани за срещи и да видите кой е приел или отказал среща. Потребителите на Outlook имат опцията автоматично да приемат или отхвърлят покани за среща въз основа на тяхната наличност.

  HDMI 2.1: Какво е новото и трябва ли да надстроите?

Outlook може да ви предупреди, когато имате сблъсък на среща, така че е разумно да знае кои от вашите времеви интервали са свободни. Ако искате Outlook автоматично да приема и отхвърля покани за срещи, ще трябва да активирате опцията.

Приемане и отхвърляне на покани за срещи

Отворете Outlook и отидете на Файл>Опции. В прозореца Опции изберете раздела Календар от колоната вдясно. Превъртете надолу до секцията „Автоматично приемане или отхвърляне“ и щракнете върху Автоматично приемане/отхвърляне.

Ще се отвори малък прозорец с три опции; първият ще приема заявки за срещи, вторият ще отхвърли тези, които са в конфликт със съществуващите покани, а третият автоматично ще отхвърли заявките за срещи за повтарящи се срещи.

  Как да поправите javascript: void(0) грешка в Chrome

Ограничения

Можете да активирате всички тези опции, но се уверете, че поддържате графика си религиозно в Календар. Ако имате непланирано време, отделено за работа по нещо, Календар ще го третира като „налично“ време и ще приеме заявки за срещи за него.

Ако не ви се иска да попълвате всеки аспект от работния си ден в календара, трябва да активирате само опцията за отхвърляне на заявки за срещи, които са в противоречие с други ангажименти, и за отхвърляне на повтарящи се заявки за срещи. Ще искате да имате повече контрол върху това кои покани приемате.

Outlook не ви позволява да задавате приемливи часове или налични часове, които другите хора във вашата организация могат да видят, когато ви поканят на среща. Ако е така, можете да ги използвате, за да автоматизирате приемането на покани. Ако все пак искате да автоматизирате приемането на покани за срещи, но не можете да се притеснявате да попълвате графика си, добавете неназовани събития в Календар за часовете, които планирате да прекарате на работа. Outlook няма да провери дали добавяте реално събитие или задача, така че просто добавете нещо и го направете достатъчно дълго, за да покриете времето, през което не можете да присъствате на среща. Това е малко по-забавно, но това е най-простото решение.

  6 съвета за организиране на вашите iPhone приложения

By admin