За да бъдете в крак с развиващите се сценарии, подобряването на бизнес процесите (BPI) е от съществено значение за всяка организация.
Всяка компания трябва да се справя със стотици бизнес процеси. Никой предприемач не може да нарече тези процеси 100% сигурни, тъй като винаги има някои пречки, които му костват време и пари.
Оптимизирането или подобряването на тези бизнес процеси може да помогне за премахване на всички проблеми, причиняващи неудобство на вашия екип или клиенти. Нека да разгледаме как работи подобряването на бизнес процесите и как то помага на вашия бизнес да процъфтява.
Съдържание
Какво е подобряване на бизнес процесите?
Бизнес процесите са задачите, които изпълнявате, за да управлявате бизнеса си. Трябва да подобрите тези процеси, за да останете силни в този конкурентен свят. Така че подобряването на бизнес процесите означава непрекъснато оптимизиране на бизнес процесите за по-голяма продуктивност и ефективност.
Бизнес процесите на едно предприятие включват три вида дейности:
- Оперативна задача: Повтарящите се задачи, които компаниите трябва да изпълняват всеки ден, като производство, логистика и отчитане.
- Управленски задачи: Тези задачи включват бюджетиране, администрация и развитие на човешките ресурси.
- Поддържащи задачи: Останалите задачи попадат в тази категория, като техническа поддръжка, набиране на персонал, счетоводство и др.
Всички задачи, принадлежащи към тези категории, трябва да преминават през редовна оценка и корекция, за да се предотврати неефективност. Чрез BPI компаниите могат непрекъснато да правят положителни промени в тези операции според приноса на вътрешни и външни заинтересовани страни.
Тези подобрения или въвеждат нови начини за правене на нещата, или премахват недостатъците от текущите процеси. И в двата случая целта е да се рационализира процесът.
Значение на подобряването на бизнес процесите
Без значение към коя индустрия принадлежи вашата организация, трябва да се адаптирате към промените, за да оцелеете в конкуренцията. Подобряването на бизнес процесите ви позволява да направите тази промяна.
По време на този процес компаниите могат да определят областите, които се нуждаят от подобрение, и да локализират всяка неефективност, която трябва да бъде премахната. Помага на организациите да разберат системата и да се развиват според настоящите индустриални стандарти.
Освен това предлага нов поглед върху вашия бизнес процес за подобряване на производителността, качеството, взаимоотношенията с клиентите и развитието на уменията.
Как работи подобряването на бизнес процесите?
#1. Изберете процес
Първо, трябва да определите областите или процесите, които се нуждаят от подобрение. Докато многобройни бизнес процеси протичат в една компания, можете да дадете приоритет на повтарящите се процеси за подобряване.
#2. Проблеми с процеса на картографиране
Фокусирайте се върху избрания процес, за да идентифицирате проблемите, които се нуждаят от отстраняване. Картографирането означава визуализиране на цялата операция и откриване на тесните места.
#3. Анализирайте бизнес процесите
Сега трябва да анализирате болезнените точки, за да намерите проблемите, които могат да бъдат подобрени. Можете да зададете свързаните въпроси на отговорните лица, за да получите отговор.
#4. Редизайн на процеса
На този етап трябва да преработите процеса, за да го направите по-добър. Използвайте най-подходящата методология, за да елиминирате идентифицираните проблеми и да направите вашите процеси по-ефективни.
#5. Придобийте ресурси
За всякакво подобрение на бизнес процеса компаниите трябва да осигурят необходимите ресурси. Може да е получаване на нов софтуер, хардуер или работна сила. За всичко това трябва да получите одобрение от ръководството.
#6. Тествайте новия процес
Преди да приложите системата BPI във вашата организация, тестването е задължителен процес. Проверявайте всяка стъпка от работния процес, за да не пропуснете нищо критично. Ако имате нужда от някакви промени, това е стъпката да направите това.
#7. Приложете метода
След успешно тестване и одобрение от ръководството е време за внедряване на методологията за подобряване на бизнес процесите. Можете да започнете в малък мащаб и да разширите обхвата за по-добри резултати.
#8. Преглед и прецизиране
Вашата работа не приключва с фазата на изпълнение. Трябва постоянно да наблюдавате дали новите методи подобряват вашия процес или не. Понякога може да е необходимо усъвършенстване и трябва да го приложите съответно.
Методи за подобряване на бизнес процесите
В зависимост от вашия бизнес процес и индустрия можете да изберете следните методологии за BPI.
#1. Гъвкава методология
Тази методология освобождава проекта от строг краен срок и ви позволява да включите повече итерации. Въз основа на обратната връзка на екипа и клиента, Agile ви позволява да коригирате подчертаните проблеми. Освен това подобрява комуникацията и сътрудничеството между всички страни.
#2. Стегнато производство
Целта на тази методология е да се премахнат отпадъците и по този начин да се намалят разходите. Освен производствената индустрия, други също могат да прилагат нейните основни принципи. Тук екипите трябва да разберат възприятието на купувача, за да премахнат разхищението и излишъка.
#3. Шест Сигма
Този популярен подход може да намали променливостта и грешките чрез използване на данни и статистики, като същевременно максимизира стойността. Six Sigma включва използването на DMAIC и DMADV за постигане на рационализиран процес и повишена възвръщаемост на инвестициите.
#4. Цялостно управление на качеството (TQM)
Компаниите, които използват тази методология, трябва да привлекат целия си екип, за да подобрят удовлетвореността на клиентите. Предлага на служителите среда и работна култура, където опитът се цени и те се насърчават да имат споделена бизнес цел.
#5. Теория на ограниченията
Методологията на теорията на ограниченията обикновено се използва, когато има нужда от незабавно подобрение. Той може да определи тесните места в процеса и да ги подобрява, докато бъдат елиминирани.
#6. Кайзен
Тази методология за подобряване на бизнес процесите се фокусира върху икономични и гъвкави практики. Той леко променя вашата работа и корпоративна култура за подобрено качество и производителност на процесите.
#7. Канбан
Kanban е техника за визуален работен процес, която ви позволява да идентифицирате проблемите и да премахнете тесните места. В резултат на това можете да увеличите ефективността и да наблюдавате напредъка на вашата инициатива.
#8. Точно навреме
Този метод е идеален за производствени компании, които искат да минимизират разходите за запаси, като произвеждат стоки според търсенето. В повечето случаи се използва с методологията Kanban за точно прогнозиране и избягване на свръхкапацитет.
#9. Картографиране на процеси
Компаниите могат да начертаят план за подобряване на процеса, използвайки тази техника за визуализация на работния процес. Можете също да го използвате за разработване на карти за конкретни роли или бизнес цели.
#10. PDCA
Този модел означава планиране, извършване, проверка и действие. Като част от методологията Kaizen, тя помага на организациите да локализират неефективни процеси.
Ползи от подобряването на бизнес процесите
Бизнес ловкост
Чрез подобряване на бизнес процесите компаниите могат да станат по-способни да се справят с постоянно променящите се изисквания на клиентите. Те могат бързо да отговорят на изискванията и съответно да усъвършенстват проектите.
По-добра видимост в процесите
За да внедрят BPI, компаниите трябва да визуализират целия работен процес. Позволява им да наблюдават бизнес процесите и да измерват ефективността на всеки етап.
Рентабилно💰
Целта на подобряването на бизнес процесите е да се премахнат тесните места и неефективността. Тъй като ви позволява да идентифицирате и елиминирате ненужните разходи, общите разходи автоматично ще намалят.
Повече производителност
За да направи вашите процеси ефективни, BPI премахва всички повтарящи се и ненужни задачи от работния процес. В резултат на това производителността на служителите се увеличава многократно.
Съответствие и сигурност
Внедряването на подобрение на бизнес процесите означава да имате правилно регулирано и управлявано работно място. Следователно тези компании могат да спазват разпоредбите и необходимите мерки за сигурност.
Удовлетвореност на клиентите и служителите
Всеки импровизиран процес ще добави стойност за клиентите. С доволни клиенти можете да имате процъфтяващ бизнес. Освен това прави вашия екип ефективен и продуктивен, като елиминира ненужните задачи.
Предизвикателства при подобряване на бизнес процесите
#1. Съпротива от страна на служителите
Най-голямото предизвикателство пред BPI е съпротивата на служителите. Повечето хора са против всякакви промени и искат да продължат да работят традиционно. Следователно компаниите трябва да накарат служителите да разберат ползата от това подобрение. В противен случай инициативата ще се превърне в пълен провал.
#2. Неспособност за поставяне на цели
По време на този процес лидерството трябва да има ясни и конкретни цели. Без ясни цели те няма да могат да получат пълната картина на посоката на компанията. Докато целите ще ви накарат да знаете къде да вложите времето и ресурсите си, липсата им ще доведе до трудности при подобряването на бизнес процесите.
#3. Корекция на времето⏲️
За да накарате нещата да проработят, трябва да отделите време. Много фирми смятат, че подобряването на процесите е невъзможно поради ежедневните им дейности. Но често е възможно да се рационализират работните потоци и да се назначи един човек да изпълнява този процес. Компаниите обаче могат дори да наемат изпълнител или на свободна практика, за да анализират процеса.
#4. Въвеждане на нови технологии
Повечето подобрения на бизнес процесите изискват сбогуване с наследените приложения и приемане на нови технологии. Повечето компании намират това за голямо предизвикателство. Освен че са скъпи, вие също трябва да запознаете служителите си с иновативните технологии.
Учебни ресурси
Основи на подобряването на бизнес процесите: Udemy
Този курс по Основи на подобряването на бизнес процесите ви учи на рамката и стъпките, необходими за BPI. Съгласуването на бизнес процесите с целите и намирането на практически решения за подобрение също са включени в този курс.
Можете също така да се научите да използвате различни инструменти за създаване на нови бизнес процеси и техники за измерване на вашите цели от този ресурс.
Ефективно подобряване на бизнес процесите: Udemy
Този курс за ефективно подобряване на бизнес процесите ви учи на въздействието на подобряването на бизнес процесите, така че да можете да преработите организационните си процеси.
Разработването на модела BPI, внедряването му в проекта и измерването на напредъка се преподават в този курс. Той включва 2,5 часа видео по заявка и сертификат след завършване на курса.
Подобряване на бизнес процесите
Тази книга за подобряване на бизнес процесите ви казва как да прилагате техники за подобряване на качеството в сектора на услугите.
Той ви казва всичко, което трябва да знаете, за да стартирате BPI незабавно. От този ресурс можете също да се научите да създавате и обучавате екипи за BPI, да опростявате процеса, да намалявате времето и да проследявате напредъка.
Кутия с инструменти за подобряване на бизнес процеси
Тази книга за Инструменти за подобряване на бизнес процесите ще ви даде практичен и изчерпателен поглед върху разработването на съгласувана BPI система.
Той обсъжда BPI модела с помощта на измерване на производителността и ви запознава с подходящи инструменти. Освен това можете да научите как да използвате тези инструменти и да получите някои шаблони за внедряване.
Заключителни думи
Без подобряване на бизнес процесите е невъзможно да останете в конкуренцията. Позволява ви да откриете вашите слабости и неефективност, така че да можете да приложите нови методи за подобряването им.
Тук обсъдихме как светът за подобряване на бизнес процесите заедно с някои полезни курсове и книги, за да го научим. След като имате достатъчно знания, започнете да правите необходимите подобрения, за да изведете бизнеса си на следващото ниво.
Можете също така да научите за софтуера за управление на бизнес процеси.