Какво не знаехте за оценката на разходите по проекта

Оценката на разходите по проекта не е проста математика, а сложен процес.

За да бъде успешно управлението на проекта, е необходима добра оценка на разходите. Много разходи се появяват по време на жизнения цикъл на проекта, но точният метод за оценка прави цялата разлика от неуспешен план до успешен.

Включва директен вход от клиента и позволява на ръководителя на проекта и екипа да обединят главите си за перфектно разбиране на бизнес стойността, приоритетите на функциите, списъците с хубави неща и т.н.

В тази статия ще научите как да се справяте с тези рискове и свързаните с тях проблеми, като разберете оценката на разходите, нейното значение, как да започнете с нея, нейните техники и други важни неща.

Нека да започнем!

Какво е оценка на разходите за проект?

Оценката на разходите взема под внимание преките разходи, непреките разходи и много други фактори, за да се изчисли бюджет на проекта, който отговаря на вашия финансов ангажимент. Това наистина е важна стъпка за успешен проект.

От изграждането на път до разработването на приложение, техниките за оценка на разходите по проекта могат да се прилагат във всяка област. В жизнения цикъл на управление на проекта оценката на разходите е добавянето на индивидуални разходи с помощта на методи за оценка и валидни данни. Това се използва за оценка на бъдещите разходи на проект въз основа на днешния опит.

За да направите това, ще трябва да следвате няколко прости стъпки:

• Ясна идентификация на задачите
• Участие в изготвяне на разчети
• Наличие на правилните данни
• Стандартизирани структури за оценка на разходите
• Провизии за бъдещи несигурности
• Изключени разходи
• Прегледи на независими оценки
• Преразглеждане на прогнозите

С прости думи, оценката на разходите показва финансите и ресурсите, от които се нуждаете, за да завършите проект предварително с определен обхват. Ръководителят на проекта и екипът трябва да вземат предвид преките и непреките разходи, за да продължат с оценката.

Някои типични елементи, които трябва да имате предвид, са труд, съоръжения, ресурси, материали, оборудване, доставчици, рискове и време.

Защо оценката на разходите е важна?

Оценяването на стойността на проекта е възможно чрез използване на техники за оценка на разходите и структура на разбивка на работата (WBS). Това се използва за визуализиране на обхвата на вашия проект и присвояване на разходи за всяка проектна задача.

Чрез оценка на разходите по проекта клиентът може да прецени как ръководителят на проекта ще може да се справи с проекта и да постигне целите и задачите на проекта. По този начин заинтересованите страни и ръководителите на проекта прогнозират качеството, което ще получат след завършването му.

За успешно завършване на проекта, заинтересованите страни трябва да планират бюджет, допълнително приет от заинтересованите страни, за да отговори на очакванията за качество. Необходима е добра оценка на проекта, за да се гарантира действителното усилие. Това ви помага да останете в крак с графика.

Кога да се направи оценка на разходите?

Е, оценката на разходите се използва за прогнозиране на разходите, цената и количеството на ресурсите, необходими за завършване на даден проект. Точността на оценката на разходите по проекта зависи от нивата на проекта, проекта, дизайна и условията на проекта и прогнозните стойности на ресурсите, от които се нуждаете.

Когато имате ресурси, оборудване, труд и други, можете да започнете да оценявате общата цена на проекта, като посочите обхвата и качеството на проекта. По този начин са необходими техники, продължителност, задачи и други, за да се прогнозират общите разходи.

Как да преценим точно разходите?

Когато оценявате разходите за даден проект, трябва да разделите проекта на отделни задачи и да разберете кой екип какво ще прави. След като проектът е готов, основната цел е да се гарантира, че няма да преминете бюджета.

Извършването на оценка на разходите включва няколко прости стъпки. Нека ги обсъдим един по един.

Съставете списък с необходимите задачи и ресурси

Първата стъпка от процеса на оценка на разходите е да разберете от какви ресурси и задачи се нуждаете. За да направите това, можете да разделите целия проект на малки части. Включва проучване, проектиране, разработка на преден или бек-енд, писане на текстове, тестване или корекции на грешки, стартиране и др.

Списъкът със задачи варира в зависимост от проекта, но стъпките остават същите. Когато разделите работата между различни членове на екипа според почасовата ставка, ще ви бъде по-лесно да изчислите разходите за труд и времето, необходимо за представяне на проекта.

Идентифицирайте и разпределете ресурси

Трябва да се уверите, че разполагате с достатъчно хора с правилните умения, необходими за проекта, за да разпределите ресурси. Трябва да изброите наличните членове и да възложите задачи според техния опит. Това води до адекватно планиране на ресурсите, което води до успешното завършване на проекта.

Оценете продължителността на задачата

Тук трябва да прецените продължителността на задачата, за да създадете график на вашия проект с някакъв буфер. Тъй като не можете да предвидите бъдещето на даден човек, по-вероятно е вашият екип да вземе допълнителен буфер, така че проектът да завърши в точното време без никакъв стрес.

Използвайки метода за проследяване на времето, можете да начертаете точно продължителността на проекта. Не можете да очаквате 100% степен на използване от вашия екип. Очевидно това ще доведе до изтощение. Така че идеалният процент на използване за всеки екип е 80%, оставяйки малко свободно време за вашия екип.

Изчислете цената на проекта

Много пъти има подобни записи, които ще намерите във вашата база данни. Можете да използвате предишни записи, за да анализирате колко време е отнела всяка задача и цената.

Ако нямате, трябва да го изчислите от нулата. Първо, трябва да създадете груба оценка, така че вашият екип да може да се срещне и да реши точното време и цена.

Използвайте инструменти за оценка на разходите

От решаващо значение е да следите всичко. За да избегнете дерайлиране, трябва да се съсредоточите върху промените и да ги актуализирате съответно. С инструменти за управление можете да управлявате задачите на вашия екип ежедневно без проблеми, което води до успешно завършване на проекта.

По този начин можете да следите и бюджета. Според часа на дневника на всеки член инструментът прогнозира състоянието на проекта. Така можете да проследите колко проекта предстои да бъде завършен и какво остава време.

Оценка срещу цитат: Разлика

Оценките и офертите служат за подобни цели, но термините не са взаимозаменяеми. И двете са различни, когато става въпрос за това, което представяте в списъка. Използването на правилния термин в точното време гарантира, че вашият клиент разполага с точната информация, от която се нуждае, за да вземе решение.

Оценка

Прогнозата е обосновано или грубо предположение за това колко ще струва конкретна работа. Базира се на наличната към този момент информация. Прогнозата може да бъде променена, след като получите актуализирана информация.

Да предположим, че сте сключили договора за преустройство на къща и клиентът трябва да знае цената. Първо, ще трябва да проверите размера на къщата и стаите, колко работа трябва да се свърши и какво да добавите и извадите. В този случай можете да дадете приблизителна оценка въз основа на тяхното изискване, да речем, $30 000.

Когато започнете работа, изведнъж виждате, че цената на боята леко се увеличава поради качеството на боята, което клиентът изисква. По това време вашата оценка ще бъде съответно леко актуализирана.

цитат

От друга страна, офертата е фиксирано изложение на работата в рамките на определен период от време. Той е правно обвързващ и не може да бъде променян, освен ако вашият клиент не поиска някаква работа извън обхвата на работата. Ако обхватът се промени, ще трябва съответно да актуализирате реда за промяна и да постигнете окончателно споразумение.

Да вземем същия пример. Ако клиентът поиска оферта вместо оценка в началото на работата, трябва внимателно да проучите цената на труда, материалите, времето и т.н., за да дадете окончателна оферта на клиента, която не може да бъде променяна по-късно, освен ако клиентът не иска допълнителна работа, която не е спомената в списъка с оферти.

Въпреки това оценката е най-добрата практика, когато не сте сигурни в цената на материалите и очакванията на клиента. Но когато предоставяте редовно обслужване, знаете много добре цената на вашите услуги и материали и искате да се предпазите от допълнителна работа, офертата може да бъде по-добрият избор.

Освен това оценките подлежат на договаряне, докато офертите са точни и правно обвързващи.

Често практикувани техники за оценка на разходите

В зависимост от размера и типа на проекта, очакванията на ръководителите и заинтересованите страни, метода на фактуриране и други фактори, могат да се прилагат различни инструменти и техники за извършване на оценка на разходите по проекта. Те са както следва:

• Аналогично оценяване: Тази техника показва прецеденти, които ви помагат да определите бъдещите разходи в ранните етапи на вашия проект, като използвате исторически данни.
• Оценка отдолу нагоре: Техниката отдолу нагоре е по-подробен подход, който оценява отделни задачи и след това ги сумира, за да получи общата цена на даден проект. Този метод се използва в сложни проекти, където променливите са още повече, като строителни проекти, разработка на софтуер и др.
• Оценка отгоре надолу: Техниката за оценка отгоре надолу е проста техника за определяне на обхвата на работата след установяване на общата цена на проекта. Този метод обикновено се използва за оценка на различни елементи на фиксирана цена, първоначално определена от клиента.

• Параметрично оценяване: Параметричното оценяване е подход за статистическо моделиране, който използва исторически данни за някои ключови двигатели на разходите, за да изчисли цената на новата задача.
• Триточкова оценка: Тази техника идва с три различни сценария, включително най-вероятния, оптимистичен и песимистичен. Те се поставят в уравнението, за да се получи крайната оценка.
• Анализ на резерва: Тази техника показва колко резерв за непредвидени обстоятелства трябва да бъде разпределен. Този метод се опитва да избегне несигурността.
• Цена на качеството: Този подход използва пари, изразходвани за или по време на проекта, за да се избегнат неуспехи. Това също използва пари, прилагани след успешния проект за справяне с неуспехите.

Параметри за оценка на разходите

Трябва да удовлетворите вашия клиент с вашите оценки, така че вашият клиент да прогнозира качеството на проекта. Но много проекти се провалят поради лоша оценка на разходите.

Нека обсъдим параметрите, които трябва да вземете предвид, докато оценявате цената на вашия проект.

време

Времето е основен фактор при оценката на цената на проекта. Времето е право пропорционално на усилията. Сумата от цялото време, прекарано по проекта, е цялостното усилие на екипа да завърши проекта. Времето, необходимо за изпълнение на отделни задачи, заедно с буферното време, е необходима стъпка за представяне на правилна оценка на разходите.

Усилие

Усилието също е ключов параметър при оценката на разходите по проекта. Въпреки това усилията, необходими за завършване на даден проект, ви дават ясна представа за цената. Тук ръководителят на проекта трябва да вземе предвид ресурсите, които екипът ще получи, за да завърши проекта, и усилията могат да бъдат изчислени според ресурсите. По-малко ресурси водят до повече усилия, а повече ресурси водят до по-малко усилия.

Ресурси

Както беше обсъдено по-рано в тази статия, ресурсите също се вземат предвид при оценката на разходите. Управлението на ресурсите е процес на разполагане с правилните фактори в момента на необходимост за конкретна задача в даден проект. С ограничени ресурси е трудно да се изчисли общата цена на даден проект.

точност

Оценката на разходите за даден проект може да бъде приета само ако е точна. Като използвате най-подходящата техника за оценка на разходите, като се подготвите за неочаквани разходи и преразгледате прогнозите на проекта по време на проекта, можете да постигнете прецизност.

Документация

Докато обмисляте идеи с екипа си, е необходимо да документирате всичко, за да можете да вземете правилното решение в точния момент. Ще трябва да запишете всички предположения, за да предотвратите недоразумения, като същевременно позволите на екипа да разбере обосновката на оценката.

Достоверност

Като цяло оценката на стойността на проекта се основава на предишен опит или факти. Докато изчислявате разходите, можете да увеличите достоверността на оценката, като добавите исторически данни и експертни мнения.

Проверка

Винаги проверявайте, преди да пристъпите към окончателното решение. Можете да проверите математическите операции, използвани за оценка на разходите по проекта, и да проверите дали са точни. Можете да разчитате на документацията, за да гарантирате точността на изчисленията.

Идентифициране на риска

Можете да планирате рисковете, докато правите прогнозата. Това е решаващ фактор, който трябва да бъде разгледан. Някои рискове са чести, докато други са случайни. Трябва да управлявате прогнозата ефективно, като добавите малко буферно време. Това гарантира надлежно завършване на проекта в дадения срок и достатъчно средства при спешни изисквания.

Някои стъпки в оценката на разходите

За валидни и надеждни оценки на разходите трябва да следвате някои прости стъпки.

• Определете целта на проекта
• Разработете груб план, като организирате среща с членовете на вашия екип
• Определете характеристиките на системата, производителността и целта
• Определете подходяща техника за оценка на разходите
• Идентифицирайте предположения, правила и получете данни
• Разработете точкова оценка
• Извършете анализ на чувствителността
• Извършване на анализ на несигурността и риска
• Документирайте оценката
• Актуализирайте прогнозата своевременно според усилията и ресурсите

Заключение

Оценката на разходите се използва за прогнозиране на общата цена на проекта заедно с цената и количеството на ресурсите, необходими в рамките на обхвата на проекта. Прави се за вземане на ефективни инвестиционни решения. За целта ще трябва да разделите целия проект на по-малки части, за да направите по-добра оценка на ресурсите, труда и времето.

Въпреки това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи оценка на разходите. Следователно определянето на точна техника ще ви помогне да създадете успешен план за оценка на разходите за вашия клиент.

Можете също така да разгледате някои от най-добрите софтуери за управление на задачи и проекти.