В сферата на търговските пространства фирмите се натъкват на сложни проекти, които трябва да изпълнят с педантична прецизност. За тази цел е от жизненоважно значение да се рационализират операциите, така че да няма неуредици в последния момент.
Търговските пространства използват визуални инструменти за своите безпроблемни операции и управление на проекти. В сложната мрежа от работни процеси един такъв визуален инструмент е SIPOC диаграмата. Той осигурява яснота и стратегическо планиране в областта на управлението на бизнес проекти.
По този начин, ако се стремите да постигнете оперативно съвършенство в дадена организация, използването на нейната сила помага. Но какво е SIPOC инструмент и как да го създадете?
SIPOC диаграмите предоставят поглед от птичи поглед, като записват как входящите данни ще бъдат трансформирани в приложими резултати за постигане на желаните резултати. Освен това, той също така включва как клиентите ще получат тези резултати.
SIPOC означава доставчици, входове, процеси, изходи и клиенти, което картографира целия цикъл на управление на бизнес проекти. Състои се от стъпки, които очертават процеса и осветяват вътрешната му работа. Това кратко визуално изображение може да се представи и като план за проект.
Така вашият екип може да си сътрудничи ефективно в реално време за активно решаване на проблеми. За една организация това е не по-малко от компас, който помага да знаете посоката, в която трябва да продължите.
Така че вашите усилия няма да бъдат неясни, тъй като ще имате стратегически и структуриран подход, за да продължите. Нека се впуснем в завладяващото пътешествие на SIPOC диаграми и най-лесните подходи за създаване!
Съдържание
От какво се състои SIPOC диаграмата?
Сега, след като знаете какви са диаграмите на SIPOC, ще се чудите какво означава всеки един от неговите елементи. Без повече приказки, нека се впуснем в подробностите!
✔Доставчици: Всеки бизнес или проект се нуждае от ресурси, които водят проекта до завършване. Частта от диаграмата за доставчици се занимава с това кой осигурява ресурсите, включително работна сила, материали, инвестиции и т.н., необходими за проекта.
✔Входящи данни: Докато частта на доставчика казва кой би действал като вашия доставчик за проекта, частта от входните данни ще съдържа това, от което се нуждаете. Това са суровини, точните финанси, оборудване и други подобни.
✔Процес: Процесът е планът за действие за изпълнение на проекта в поредица от задачи.
✔ Резултати: Резултатите съдържат резултата от проекта, който ще бъде генериран след приключване на процеса. Те включват консумативи като продукти и други материални или нематериални резултати.
✔Клиенти: Това са хората, които ще получат продукта или резултата от проекта. Клиентите обикновено са вътрешни заинтересовани страни или клиенти.
Всеки от ключовите елементи е дефиниран за създаване на подходяща SIPOC диаграма.
Каква е ролята на SIPOC диаграмата?
SIPOC диаграмата е основна част от управлението на бизнес проекти (BPM). Не е от съществено значение за всеки проект, който компанията предприема, но опростява по-големите и по-сложните. По този начин това е визуален инструмент, който помага за подобряване на резултата.
Той предоставя кратко разбиране за това кой ще осигури доставките, какво е необходимо, как да се изпълни планът, крайните резултати, които ще се появят, и кога потребителите ще получат резултатите.
Как помага SIPOC диаграмата?
Много от вас биха помислили за SIPOC диаграмите като ненужни формалности и биха обсъдили идеята за изготвяне на такава. Въпреки че бихте имали много причини да не изберете SIPOC диаграма, ние имаме няколко основни причини за това как тя ще подобри вашите бизнес проекти.
✔Помага за спестяване на разходи: Това е план на това, от което се нуждаете за даден проект, включително труд, разходи, ресурси и други неща. Получавате и списък с печалбите. SIPOCs, тъй като картографират целия проект, това ви помага да визуализирате какво ви трябва и какво не. Можете да се съсредоточите върху области, в които можете да спестите пари, като по този начин направите проекта рентабилен.
✔Започва процеса стратегически: Бихте си помислили, че SIPOC диаграмата не е обект в реално време, нито някои от вашите клиенти биха изисквали това как е процес на проекта.
Е, създавайки диаграмата SIPOC, вие вече започвате да планирате доставките, доставчиците, кой от персонала ще допринесе и т.н. По този начин, със стратегически подход, резултатът ще бъде по-добър, което ще доведе до подобрен добив и избягване на последния момент караница.
✔Предимство над ресурсите: Чрез представяне на SIPOC диаграма пред вашия екип или участващ персонал, повече хора могат да надникнат в нея. По този начин множество хора могат да споделят своите мнения, съвети и идеи, за които може да се счита, че изпълняват нещата по-добре и най-често водят до по-малко използване на ресурси.
По този начин диаграмата SIPOC е съществена част от управлението на проекти, която помага за подобряване на ефективността и по този начин за увеличаване на проектите.
Пример за SIPOC диаграма
Основната идея на диаграмата SIPOC е да разбере входа и изхода на процес от неговото започване до завършване. В този пример ще обсъдим процеса на закупуване на автомобил.
Доставчик: Търговци на автомобили, физически лица, компании.
Вход: Модел на автомобила, спецификации, цена.
Процес: Внедряване на тест драйв, Избор на модели автомобили, които успешно преминават предварително тест драйв, Процес.
Резултат: Автомобил, Документи, Договор за обслужване.
Клиент: купувачи на автомобили, компании, препродавачи.
Това просто описва последвания процес и предприетите стъпки, за да се стигне до крайния резултат. С помощта на посочените по-долу инструменти можете да направите своя собствена SIPOC диаграма според изискванията.
Lucidchart
Lucidchart е една от най-удобните за начинаещи платформи за създаване на визуални инструменти. Можете да създадете SIPOC диаграми с помощта на онлайн инструмента или да изтеглите неговото приложение за Android. Има конкретен шаблон, който можете да персонализирате според вашите нужди. Въпреки това, преди да използвате шаблона, трябва да се регистрирате или да се регистрирате в Google, Slack или Office 365.
Характеристика
- Можете да добавите до 60 форми в една диаграма в безплатния план и повече в платения план.
- Може да се интегрира с платформи като Jira, GitHub, Slack и други и дори да импортира техните данни.
- Създавайте по-добри версии, като сравнявате два документа, тъй като това подчертава разликите.
- Сътрудничеството в реално време е по-управляемо с подреждането на клеймото по време, именуване на версии и подобни функции за контрол на достъпа.
- Лесно оформление и добре организиран GUI за бързо наваксване.
Нищо чудно, че Lucidchart е отличен инструмент за диаграми за създаване на SIPOC и други подобни диаграми. С безплатната версия можете да го използвате за основни диаграми. За напредък трябва да надстроите до професионалната версия.
Визуална парадигма
Визуалната парадигма, както подсказва името, ви помага да картографирате парадигмите, включени във всеки процес. По този начин можете да създавате всякакви диаграми с него и потребителите го харесаха за създаването на SIPOC диаграми. Има прилична гама от 200 шаблона, които можете да персонализирате за вашия проект.
Характеристика
- Богата гама от вградени инструменти за удобно създаване на желания SIPOC.
- Начертайте SIPOC диаграми като чертежи на Visio и ги импортирайте във Visual Paradigm за сътрудничество в реално време.
- Тя ви позволява да вграждате диаграми и да ги интегрирате в Word, PowerPoint, Outlook и подобни платформи на Microsoft Office.
- Поддържа експортиране на SIPOC диаграми в PNG, JPG, PDF, SVG и подобни файлови формати.
Това, което потребителите харесват в инструмента, е, че не се нуждаят от практическо обучение, за да го използват, защото е удобен за начинаещи. Освен това няма ограничение за броя на формите, линиите или елементите, които можете да използвате. По този начин това е цялостен инструмент за улесняване на проектирането на SIPOC диаграми.
Creately е друг инструмент за диаграми, който също е добър за сътрудничество. Платното му има много функции, за да персонализирате интелигентно SIPOC шаблоните. По-рано известна като платформа за управление на работата, тя е номер едно благодарение на своето интелигентно универсално платно. Така че, нека се впуснем в това, което го прави невероятно!
Характеристика
- Лесно редактиране с интуитивна функция за плъзгане и пускане.
- Позволява ви да предоставите контроли за достъп на вашия екип.
- Има функция за преструктуриране на диаграми, когато е необходимо.
- Има вградена функция за гласуване за мнения относно инструмента.
- CMS интеграциите ви позволяват да запазите вашите диаграми там или да импортирате данни от тях в SIPOC диаграмите.
- Съдържа вградена опция за споделяне на екрана за предаване на диаграми в срещи.
Можете да го използвате както онлайн, така и офлайн. В първия случай можете да използвате връзката за достъп по всяко време. Освен това за последния можете да изтеглите инструмента, който може да работи на компютри с Windows, Mac и Linux.
Asana е основно CRM, но ви позволява да създавате вашите SIPOC диаграми или шаблони безплатно. Въпреки че е по-отличителен от другите, функциите му са доста напреднали за диаграми за управление на бизнес проекти от по-високо ниво. Нека ги разгледаме.
Характеристика
- Създавайте SIPOC без код с няколко щраквания и можете също да автоматизирате с неговите създатели на работни потоци
- Интеграциите със Slack, Creative Cloud и Zoom ви помагат бързо да демонстрирате диаграми във вашата среща.
- Може да се персонализира и от съществуващи шаблони.
- Различни форми и цветове за създаване на добре обозначена диаграма.
Asana е един от най-модерните инструменти, използвани в търговското пространство поради напредъка и автоматизацията на работното място, които предлага. Освен това, с лесен GUI, той улеснява създаването на процеса.
Заключителни думи
SIPOC диаграмите са съществена част от управлението на бизнес проекти. Можете да го използвате, за да планирате плана на вашия проект и по този начин можете да проследявате всеки от доставчиците, доставките, ангажирания персонал, очакваните планове, резултата и доставката до клиента.
След това можете да го разделите на етапи и да знаете коя фаза ще бъде завършена в необходимото време. Стратегическото внедряване помага за спестяване на разходи, дава предимство пред ресурсите, спестява време, подобрява ефективността и следователно увеличава печалбите.
Можете също така да разгледате някои интелигентни създатели на блок-схеми, за да създавате процеси, диаграми и др.