Inbox Zero е основна част от съветите за цифрова производителност. „Постигане на Inbox Zero“ е еквивалент на „достигане на просветление“ за работника на знанието. Но Inbox Zero не означава да имате празна входяща кутия – всичко е за намаляване на стреса от имейл.
Съдържание
Защо Inbox Zero е от значение
Нека първо се заемем с втората част на въпроса: Защо трябва да се интересувате какво е Inbox Zero?
Ако имате някакъв интерес да укротите входящата си кутия или по-общо да бъдете ефективни и продуктивни, Inbox Zero е нещо, за което трябва да знаете. Inbox Zero е голямо нещо, което съществува от 2006 г. Той е бил обект на много презентации и дори книги.
Търсенето на Inbox Zero връща 108 милиона резултати от търсенето в Google и ще продължи да бъде един от културните пробни камъни за производителност за много дълго време напред – дори когато избледнява и излиза от мода. Ако изобщо се интересувате от производителност, си струва да знаете за това. И хей, може да ти помогне!
Какво е Inbox Zero?
Inbox Zero е философия на производителността за справяне с постоянен, доживотен поток от имейли. За първи път е изразен от Мерлин Ман на неговия сайт 43Folders, който в момента (и да се надяваме временно) не е наличен, но е огледален от Интернет архива. Inbox Zero беше толкова популярен, че беше създаден отделен сайт – InboxZero.com, за да съхранява статиите на Mann в Inbox Zero. Този сайт също в момента не е наличен, но е огледален и на archive.org.
Има десет статии в серията Inbox Zero, повечето от които се занимават с техники за ефективно боравене с имейл. Те са интересни и полезни и ви препоръчваме да ги прочетете, ако не сте го правили преди.
Но сърцето на Inbox Zero не са тези практически съвети. Не става дума дори за това да имате нула имейли във входящата си кутия, въпреки името.
Нула входяща кутия не означава да имате празна входяща кутия
Ако сте предположили, че „Inbox Zero“ означава да имате нула имейли във входящата си кутия, не се притеснявайте, защото не сте сами. Потърсихме в мрежата „Какво е Inbox Zero?“ и открих много уебсайтове, които казват, че Inbox Zero е свързан с празна входяща кутия.
Всички те са неправилни.
Целият смисъл на Inbox Zero е, че имейлът е безкраен поток. Празната входяща кутия е само временна, така че да направите празна входяща кутия ваша цел е глупава задача. Вие сте на милостта на други хора, които ви изпращат поща. Единственият сигурен начин да имате празна входяща кутия е да блокирате всички имейли, което функционално е същото като да нямате входяща кутия изобщо.
Или, за да запазите входящата си поща на нула, може да се наложи да я гледате като ястреб и да се справяте с всеки имейл в момента, в който дойде.
Това е нереалистично.
Вместо това философията Inbox Zero предполага, че вашата входяща кутия е източник на стрес. Inbox Zero се стреми да го направи по-малко стресиращо и да поеме възможно най-малко от фокуса ви. Ето защо всички практически съвети са за улесняване на справянето с вашия имейл и автоматизиране на нещата.
Ето какъв е уебсайтът Inbox Zero на Merlin Mann – сега за съжаление офлайн, но все още е достъпен архивирана форма— каза за Inbox Zero:
Става дума за това как да си върнете имейла, вниманието и живота си. Това „нула?“ Не е важно колко съобщения има във входящата ви кутия – важно е колко от собствения ви мозък е в тази входяща кутия. Особено когато не искаш да е така. Това е.
Отново Inbox Zero не е за това колко съобщения има във вашата входяща кутия. Този цитат е от Мерлин Ман себе си и не можеш да станеш по-авторитетен от това.
Как да постигнем нула на Inbox
В крайна сметка, както всички добри философии, Inbox Zero е отношение и състояние на ума, а не набор от конкретни действия. Няма конкретен набор от стъпки за постигане на Inbox Zero, както и за постигане на просветление.
Това не означава, че следването на практическите съвети, които Ман ви дава за работа с вашата поща, няма да доведе до буквално празна входяща кутия – далеч от това! За повечето хора най-малко стресиращата входяща кутия е празна входяща кутия и повече сила за вас, ако сте се справили с нея. Но утре отново ще има поща.
Ман предлага практически действия като задаване на филтри, използване на готови отговори и преместване на поща в различни папки като част от методология за намаляване на стреса, който имейлът може да причини. Празната входяща кутия е просто потенциален страничен ефект от тази методология, а не крайната цел.
Крайната цел е вашата входяща кутия да не е източник на стрес.
Така че, ако някога чуете хора да казват, че Inbox Zero е нереалистичен или непостижим, можете да сте сигурни, че не са го разбрали. Не става въпрос за липса на имейли. Става дума за това да нямаш стрес от имейли.
Ето защо препоръчваме да използвате OHIO (само обработвайте веднъж), за да сортирате имейлите си. Вместо да се фокусирате върху мъглява цел „Нулева поща“ – нещо, което често се тълкува погрешно – само веднъж обработването на имейли ще ви спести време и стрес. Фокусирането върху OHIO ще ви доближи до истинската философия на Inbox Zero.