Технологиите преобразиха начина на функциониране на бизнеса и работата на служителите по целия свят.
Различни нови технологии, като смартфони, SaaS, лаптопи, таблети и т.н., насърчават дигиталните работни пространства и работата от разстояние. Те играят голяма роля в цифровата трансформация, като по този начин позволяват на екипите да работят по-ефективно от всякога.
VDR или виртуалните стаи с данни са една от частите на тази революция по отношение на технологиите. Виртуалните стаи с данни напълно промениха начина на сключване на сделки за бизнеса. Тази публикация ще разгледа VDR, техните предимства, употреби и някои доставчици на VDR.
Съдържание
Какво е VDR или виртуална стая с данни?
Стаята за виртуални данни е онлайн пространство или хранилище, където организациите съхраняват поверителни данни и файлове. Те използват VDR в случай на извършване на финансови транзакции или когато работят с трета страна.
VDR са базирани на облак услуги за съхранение, които позволяват споделяне на лична или поверителна информация с партньори, клиенти и други.
Виртуалните стаи с данни използват силни методи за криптиране, което прави съхранението доста надеждно и сигурно. VDR кодират данни, преди да ги преместят в облака за съхранение.
Те също така ви позволяват да избирате от различни настройки за ограничения и разрешения за документи. Това предотвратява копирането, споделянето или отпечатването на данни без разрешение.
Използване на виртуални стаи с данни
VDR предлагат място за надлежна проверка, необходима при финализиране на бизнес сделка. Тези транзакции включват документи и файлове с големи размери и в по-големи количества.
Повечето от тези документи са поверителни и съдържат много чувствителни данни. VDR предлага надежден начин за всички заинтересовани хора да обменят и преглеждат документи по време на преговори.
За да могат фирмите да поддържат бизнес отношения, се изисква често предаване на данни и договори. Стаите с виртуални данни осигуряват съхранение за тези договори и ги правят лесно достъпни, когато е необходимо.
Те работят като централизирана точка за достъп за адвокати, външни и вътрешни регулатори, счетоводители и други страни. Такава централна система намалява риска от забавяния и грешки. Освен това предлага прозрачност в комуникацията.
Предимства на виртуалните стаи с данни
Виртуалната стая с данни е идеалното решение за всяка организация. Може да помогне на бизнеса да рационализира процеса на споделяне на документи и да го направи много по-ефективен. Те предлагат широк набор от предимства, някои от които включват:
- Ефективно споделяне на важни и частни бизнес документи и информация по сигурен начин.
- Предложете защита на информацията на организацията.
- Сигурно и безопасно управление на данни и документи.
- Достъпен за няколко страни едновременно.
- Възможно е качване на голямо количество данни.
- Поддръжка на мобилни устройства.
- Налична функция за прецизно търсене.
След това ще проучим случаите на използване на виртуални стаи с данни.
Случаи на използване на виртуални стаи с данни
Виртуалните стаи с данни са приложими във всички области, включващи набиране на капитал, финансови транзакции и бизнес сделки. Нека да разгледаме някои от основните приложения на VDR.
технология
VDR са много полезни решения за технологичната индустрия. Те позволяват на най-големите технологични организации да споделят данни и информация между екипите и да ги разпространяват по целия свят.
Корпоративно развитие
Корпоративните стратегии включват голямо използване на масиви от данни. Използването на VDR помага за идентифициране на тенденции в данните, които иначе остават незабелязани.
Инвестиционно банкиране
Индустрията на инвестиционното банкиране използва до голяма степен съоръжения за виртуални стаи с данни. Процеси като набиране на капитал, IPO и M&A изискват огромно споделяне на данни, което прави VDR задължително.
Правен сектор
Правната индустрия включва голямо количество документи. Тази документация обаче се трансформира в електронни документи. И по този начин виртуалните стаи с данни се появиха в тази индустрия за съхраняване, извличане и споделяне на правни документи.
Счетоводни фирми
VDR помагат на счетоводните и одиторските организации да споделят своите сметки и одитни доклади с клиенти през безопасна платформа.
Недвижим имот
Индустрията на недвижимите имоти включва голямо количество документация и обмен на документи. VDR помага при съхраняването и управлението на тези документи без никакъв риск.
Виртуални срещу физически стаи с данни
По-рано, преди еволюцията на цифровите технологии, са използвани стаи с физически данни. Те бяха използвани за съхраняване на критични документи, документи за интелектуална собственост и др. Стаите с физически данни бяха действителни физически местоположения.
Но сега, с развитието на цифровите технологии, виртуалните или електронните документи замениха физическите документи. В резултат на това виртуалните стаи с данни заменят физическите стаи с данни. Виртуалните стаи с данни имат много предимства в сравнение с физическите стаи с данни. Нека да разберем няколко:
#1. Разлика в разходите
Стаите с физически данни изискват място под наем и подходящи съоръжения за сигурност за защита на документите. Това означава, че има огромни разходи за наем, поддръжка, сигурност и т.н.
От друга страна, виртуалните стаи с данни са облачни решения, които предлагат възможност за сигурно съхраняване на огромни количества данни. Виртуалната стая с данни е много по-рентабилна от физическата.
#2. Време за извличане на данни
Във физически стаи с данни можете да си представите колко трудно би било да търсите в купища налични документи. Ще ви трябват часове, за да направите това, дори и да е организирано перфектно.
В сравнение с това VDR ви позволяват да направите това безпроблемно и за секунди. Всеки с разрешение за достъп до документите може да търси и извлича данни незабавно без време за изчакване.
#3. Ефективност
VDR спомагат за подобряване на ефективността на управление на документи и по този начин на бизнес процеси. Тъй като позволява на документите да достигнат до множество оференти за почти нула време.
Но когато говорим за стаи с физически данни, оферентите трябва да планират срещи за достъп до стаята. Следователно нивото на ефективност ще бъде ниско.
#4. Поверителна комуникация
VDR позволяват поверителна и частна комуникация между страните. Можете да отговаряте на конкретни въпроси от друга организация, без да позволявате на никого достъп до вашата информация. Можете да дадете разрешение на всеки да вижда вашите документи или повече.
#5. Проследяване
VDRs предлагат лесно проследяване на изгледи на документи. В същото време това е невъзможно във физически стаи с данни. Не можете да контролирате кой кой документ гледа. Но виртуалните стаи с данни ви позволяват да видите колко хора са прегледали вашите файлове. Получавате ежедневни отчети за това, което прави проследяването удобно.
Множество доставчици на стаи за виртуални данни предлагат страхотни функции. Различните функции ви позволяват ефективно и ефективно да управлявате вашите документи и файлове онлайн.
Инструменти за стаи за виртуални данни
Нека разгледаме най-добрите доставчици на виртуални стаи за данни, които можете да обмислите.
iDeals
iDeals предлага начин за сътрудничество и сигурно споделяне на вашите критични бизнес документи. Тя ви позволява да качвате вашите файлове, като използвате лесната функция за плъзгане и пускане. Можете да качвате групово файловете и да спестите ценното си време.
Той поддържа над 25 различни файлови формата и ви позволява да се интегрирате с Windows Explorer. Неговите опции за лесно търсене на текст и филтри правят извличането на данни много по-удобно.
Ансарада
Ansarada е интелигентна виртуална стая с данни, която работи много повече от просто решение за съхранение и споделяне на файлове. Той се интегрира с други платформи, за да активира двупосочно синхронизиране и предлага функция за плъзгане и пускане, която ви позволява бързо да качвате документи и файлове.
Ansarada ви позволява да проследявате и контролирате всичките си действия. Той е подкрепен от силата на изкуствения интелект, който ви помага да автоматизирате отчитането, да предвиждате резултати и др.
CapLinked
CapLinked предоставя безопасни и прости решения за виртуални стаи с данни за организациите, за да съхраняват своите документи сигурно. Тя ви позволява незабавно да качвате документи и да ограничавате достъпа, като давате разрешение на желаните от вас страни.
Можете да качвате файлове накуп и по този начин да спестите ценно време. Защитата на корпоративно ниво гарантира, че вашите критични документи са винаги безопасни и защитени. CapLinked предлага стаи с данни за проекти, организации и предприятия от всякакъв размер и бюджет.
OneHub
Сътрудничете лесно и безпроблемно с вашите колеги, клиенти и партньори по сигурен начин. С OneHub можете да споделяте личната си бизнес информация без никакви притеснения.
Позволява ви бързо да качвате файлове с функция за плъзгане и пускане. Неговото усъвършенствано проследяване на активност ви позволява да проследявате всичко в стаята с данни. Можете да имате висококачествени визуализации за над 30 типа файлове. Можете лесно да рационализирате сътрудничеството, като възлагате задачи, предоставяте разрешения и др.
Тази стая с данни се предлага с криптиране на ниво банка.
Кутия
Box ви позволява сигурно да управлявате своите наддавания, сливания и придобивания и договори с най-голяма защита. Той идва с повече от 1400 интеграции, за да улесни процесите. Тя ви позволява да подобрите вашето потребителско изживяване, като позволява визуализации в браузъра и мобилни достъпи.
Неговата сигурност от висок клас предотвратява неоторизиран достъп и гарантира сигурен достъп до документите. Контролите на папките и силните потребителски разрешения следят подозрителни дейности.
Заключителни думи
И така, виждате колко важни и полезни са виртуалните стаи с данни, когато говорим за критична документация. Всеки сектор, включващ електронна документация и транзакции, се нуждае от защитени виртуални стаи с данни, за да гарантира най-добрата безопасност на документите.
Можете да помислите за който и да е от горепосочените доставчици на VDR и да се съсредоточите върху бизнеса си без никакви притеснения.
След това можете да проверите софтуера за автоматизиране на документи, за да спестите работни часове.